Hindari Multitasking Rapat dengan Notulensi Speech to text

12 Jan 2022

Informasi

Susah fokus karena multitasking (menulis sambil memahami materi) di rapat penting? Pakai notulensi otomatis STT Widya Wicara aja! Yuk pelajari selengkapnya!

Pernahkah otak Anda merasa sedang berperang saat rapat penting datang? Anda harus memusatkan perhatian pada pembicara, mencerna materi yang dibawakan, mencari topik untuk bertanya, sekaligus mencatat seluruh kalimat yang diutarakan agar data yang dicatat lebih valid. 


Anda tidak membiarkan otak fokus pada satu pekerjaan, apalagi membiarkannya berhenti sebentar. Karena jika perhatian teralihkan sedikit saja, seluruh kalimat yang ditulis akan berantakan dan Anda sama sekali tidak memahami apa yang telah dijelaskan oleh pemateri dalam satu-dua jam ini. 


Namun, sebenarnya apakah perilaku ini membuat pekerjaan menjadi lebih efektif atau malah memiliki dampak yang tidak bagus bagi otak? Mari kita pahami multitasking lebih lanjut!


Apa Itu Multitasking?

Multitasking merupakan sebuah kondisi dimana seseorang mengerjakan beberapa pekerjaan sekaligus atau dalam waktu bersamaan. Berikut adalah contoh kegiatan multitasking yang kerap ditemui pada pekerjaan sehari-hari:  

  • Berdiskusi mengenai pekerjaan lewat telepon, sembari memasak dan menjaga anak
  • Mengelola akun media sosial sambil memasukkan database pekerjaan
  • Mengikuti webinar sambil mengerjakan laporan harian 
  • Menulis notulensi rapat sembari memahami materi strategi yang akan dijalankan

 

Perbedaan Multitasking dan Task Switching

Multitasking ini memiliki perbedaan tipis dengan Task Switching. Misalkan dalam 1 jam ada dua pekerjaan yang diselesaikan, orang yang melakukan multitasking akan melakukannya bersamaan. Sedangkan, orang yang melakukan task switching akan mengerjakan pekerjaan lain saat tidak mengerjakan pekerjaan lainnya.


Contohnya, ketika seseorang menulis laporan sambil makan nasi goreng. Orang yang multitasker akan terus memantau layar laptop sambil sesekali menyuap nasi gorengnya. Ia takkan menikmati seperti apa rasa nasi gorengnya, dan terkadang tidak fokus dengan apa yang ia ketik karena sibuk menyuap nasi.


Namun, jika orang tersebut menyelesaikan kegiatan makannya dulu baru menulis laporan, orang tersebut melakukan task switcher. Ia akan menikmati makanannya, lalu dapat berkonsentrasi saat menulis laporan. Kedua pekerjaan tersebut sama-sama bisa selesai dalam satu jam, walaupun multitasker terlihat lebih sibuk daripada task switcher yang terkesan lambat padahal efektif. 


Dampak Multitasking dalam Jangka Panjang

Memiliki kemampuan multitasking memang terkesan menjadi sosok yang sibuk dan memiliki passion besar pada pekerjaan. Namun kenyataannya, multitasking memiliki dampak yang buruk jika dilakukan dalam waktu lama, seperti di bawah ini:

  1. Tidak Efisien Waktu dan Tenaga
    Seperti contoh yang dibahas di atas, multitasking sama sekali tidak menghemat waktu. Sebaliknya, melakukan pekerjaan dengan multitasking hanya akan membuat otak bekerja dua kali lipat lebih keras, bahkan membuang tenaga sia-sia. Kecepatan kerja semakin menurun jika otak dan tenaga terlalu ditekan pada awal pekerjaan, sehingga akan menjadi lebih lambat dan mengulur waktu pada akhirnya.

  2. Produktivitas Menurun
    Sebuah penelitian menunjukkan bahwa seseorang yang bekerja secara multitasking dapat menurunkan produktivitas sebesar 40%. Begitu pula dengan waktu penyelesaian tugas, yang akan memakan waktu 50% lebih banyak dibanding fokus pada satu pekerjaan. Apalagi, jika melakukan banyak hal dalam satu waktu sekaligus, human error menjadi lebih banyak ditemukan dibandingkan dengan pekerja lain. 

  3. Memori Otak Terganggu
    Tahukah Anda, bahwa memasukkan banyak informasi ke dalam otak secara bersamaan, dapat merusak kinerja memori otak? Bahkan menurut peneliti, multitasking bisa menyebabkan penurunan IQ sebanyak 15 poin. Selain itu, orang yang sering multitasking akan sulit fokus dan mudah teralihkan perhatiannya pada gangguan kecil. 

  4. Menderita Stres, Gangguan Kecemasan, dan Depresi
    Memaksa otak bekerja dua kali lipat secara terus menerus dapat membuat seseorang menjadi tertekan dan mudah terserang stres. Hidupnya menjadi tidak tenang jika hanya melakukan satu pekerjaan saja, bahkan mengalami gangguan kecemasan. Fatalnya, kondisi ini juga akan mengarah pada depresi tingkat lanjut hingga mengganggu kejiwaan seseorang. Bahaya!


Cara Menghindari Multitasking

Bagi seseorang yang terbiasa mengerjakan banyak tugas bersamaan, tentunya melepaskan kebiasaan multitasking menjad tidak mudah. Akan tetapi, bila dibiarkan berlarut-larut, kebiasaan tersebut sangat berbahaya bagi tubuh. Oleh karena itu, mari coba menghindari multitasking dengan beberapa cara berikut ini:

  • Membuat skala prioritas, pilah mana pekerjaan yang paling urgent sampai yang bisa menunggu untuk dikerjakan belakangan. Buat daftar pekerjaan itu dan mulai kerjakan satu persatu secara urut.
  • Berusaha fokus pada satu pekerjaan dan tidak terdistraksi pekerjaan lain. Jika ada ide terlintas saat mengerjakan pekerjaan lain, maka tulislah di notes dahulu lalu kembali fokus pada pekerjaan yang sedang dikerjakan. 
  • Manajemen waktu yang baik adalah kunci untuk menjalani hidup dengan teratur. Dengan skala prioritas pekerjaan dan manajemen waktu yang baik, pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat. Efektif dan efisien!
  • Menggunakan alat bantu berupa teknologi terkini untuk pekerjaan yang ringan. Seperti menggunakan robot vacuum cleaner untuk membersihkan rumah, hingga menggunakan teknologi Speech to Text saat rapat sebagai pengganti notulen manual.

 

Fokus Saat Rapat dengan Notulen Otomatis, Speech to Text

Dapat mengubah suara menjadi tulisan adalah fungsi utama dari teknologi speech to text (STT). Dilengkapi dengan artificial intelligence (AI) dan natural language processing (NLP), STT dapat mengubah segala jenis audio menjadi teks atau transkripsi secara cepat dan tepat.


Teknologi ini tentunya sangat cocok digunakan untuk mendokumentasikan seluruh materi dan diskusi dalam rapat secara lengkap. Dengan begitu, para peserta rapat akan lebih fokus memahami isi rapat dan mengeluarkan ide-ide segarnya saat berdiskusi tanpa khawatir tidak memiliki catatan rapat itu sendiri.


Apalagi, saat ini banyak rapat yang dilakukan melalui daring. Gangguan teknis dan lingkungan yang tidak memadai bisa menyebabkan jalannya rapat menjadi berantakan. Oleh karena itu, perlu adanya notulensi otomatis menggunakan teknologi STT agar dapat merekap kembali diskusi yang telah dilakukan. Sangat solutif bagi pekerja yang sering kehilangan fokus saat rapat, bukan?


Apakah teknologi ini sangat mahal? Apakah STT bisa menangkap logat khas daerah peserta yang sering tak sadar terucap? Apakah teknologi STT mudah didapatkan di Indonesia?


Tenang saja, semua kekhawatiran Anda dapat sirna dengan STT lokal bernama Widya Wicara! Asli buatan anak bangsa, teknologi STT ini mudah digunakan dan harganya sangat terjangkau. Berkat AI dan NLP yang canggih, STT Widya pun dapat menerjemahkan suara bahasa Indonesia dengan logat-logat daerahnya yang beragam.  


Bagaimana, apakah Anda ingin segera mendapatkan teknologi canggih era ini untuk meningkatkan produktivitas kerja? Silakan mampir ke website kami di www.widyawicara.com untuk mendapatkannya dengan harga promo sekarang juga! 

 

Coba Speech to Text Gratis!

Sumber gambar: https://www.freepik.com/photos/computer Computer photo created by lookstudio