Bagaimana Cara Menyusun Notulensi Rapat? Berikut Ini Cara Mudahnya

cara menyusun notulensi

Kamu pernah diberi tugas menyusun notulensi rapat dan bingung bagaimana cara menyusunnya? Berikut artikel yang akan memberikanmu solusi menyusun notulensi rapat secara mudah!

Notulensi rapat tidak hanya tugas sekretaris, namun siapapun perlu mengerti bagaimana menyusun notulensi. Terlebih lagi jika kamu sering terlibat dalam rapat atau pertemuan penting. Jangan khawatir, artikel ini akan membahas langkah-langkah praktis yang bisa kamu ikuti untuk membuat notulensi rapat dengan efektif.

Apa Itu Notulensi Rapat

Notulensi rapat adalah catatan tertulis yang berisi poin penting yang dibahas dalam sebuah pertemuan. 

Umumnya, notulensi berisi keputusan yang diambil, tugas yang didelegasikan, serta informasi penting lainnya.

Peran Penting Notulensi Rapat

Notulensi memiliki peran penting untuk memastikan keputusan rapat terdokumentasi dengan baik. Selain itu, notulensi berfungsi untuk tetap fokus pada tujuan, memudahkan delegasi tugas, dan memberikan gambaran bagi yang tidak hadir.

Persiapan Sebelum Menyusun

  1. Pahami Agenda Rapat

Sebelum rapat dimulai, seorang notulensi harus paham dengan agenda atau tujuan. Sehingga, akan fokus pada hal-hal yang akan dibahas, siapa yang berbicara, dan keputusan yang diharapkan.

  1. Siapkan alat bantu

Tentunya, seorang notulensi harus menyiapkan alat-alat yang diperlukan, seperti tablet, laptop, kertas, pena. Selain itu, template notulensi juga membantu memudahkan pencatatan selama rapat berlangsung.

  1. Tentukan Format Notulensi Tepat

Setiap rapat pastinya memiliki gaya dan kebutuhan yang berbeda.  Format notulensi disesuaikan, misalnya menggunakan poin-poin penting (bullet point) untuk catatan singkat, atau paragraf penuh dengan detail. Pilihlah format sesuai dengan kebutuhanmu.

Langkah-Langkah Menyusun Notulensi

  1. Catat Informasi Penting

Saat rapat berlangsung, jangan sampai kamu melewatkan informasi penting dan relevan. Fokuslah pada poin-poin seperti keputusan yang diambil, tugas, dan deadline yang ditentukan.

  1. Tulis dengan Bahasa Jelas dan Padat

Gunakan bahasa yang singkat, jelas, dan padat. Hindari menggunakan kata-kata yang tidak perlu. Pastikan catatan bisa dipahami semua peserta baik hadir maupun tidak.

Contoh Template Notulensi Rapat

Berikut ini contoh template notulensi rapat yang bisa kamu gunakan untuk segala pertemuan.

template notulensi

Gunakan Teknologi untuk Mempermudah Notulensi

Tools Notulensi Rapat

Saat ini banyak aplikasi yang membantu memudahkan pencatatan, seperti Microsoft OneNote, Google Docs, Evernote. Aplikasi ini membantu mencatat dengan cepat, menyimpan secara aman, bahkan berbagi dengan anggota tim lainnya.

Alat Transkripsi Otomatis

Jika waktu Kamu sangat terbatas atau rapat berlangsung secara cepat, sekarang terdapat alat transkripsi otomatis berbasis AI yang siap digunakan untuk mengonversi percakapan menjadi teks secara real-time. Salah satu rekomendasi pencatatan rapat otomatis terbaik yang bisa kamu coba adalah Widya AI Notulensi.

Widya AI Notulensi memiliki tingkat akurasi yang tepat saat mencatat rapat sehingga meminimalisir kesalahan atau informasi penting yang terlewat. Caranya mudah hanya dengan mengkonversi file audio rapat untuk diubah menjadi teks secara otomatis. Setelah berhasil menjadi teks, selanjutnya akan dianalisis secara mendalam. Kamu akan mendapatkan catatan berisi ringkasan rapat, poin penting, dan ringkasan pesertanya.

Baca juga: Widya Wicara Luncurkan Transkripsi.id: Solusi Transkripsi Otomatis Terjangkau

Penutup

Demikian pembahasan bagaimana cara menyusun notulensi rapat. Meskipun tugas ini tampak sederhana, tetapi berdampak pada produktivitas tim, perusahaan, atau organisasi. Notulensi yang baik adalah yang membantu memastikan semua peserta memahami keputusan dan tanggung jawab. 

Dengan memahami langkah-langkah dan tips di atas, serta memanfaatkan teknologi yang ada, kamu dapat menyusun notulensi yang lebih cepat, akurat, dan bermanfaat bagi seluruh anggota tim.