Pernahkah Anda merasa rapat berjalan tidak efektif, berlarut-larut, atau bahkan menimbulkan suasana yang kurang nyaman?
Salah satu penyebabnya bisa jadi karena kurangnya penerapan etika dalam rapat. Padahal, etika rapat yang baik sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang profesional, produktif, dan efisien.
Bayangkan sebuah rapat di mana semua peserta datang tepat waktu, mendengarkan dengan saksama, dan memberikan kontribusi yang relevan.
Pasti menyenangkan dan menghasilkan keputusan yang berkualitas, bukan? Nah, untuk mewujudkan hal tersebut, mari kita bahas 7 etika rapat yang wajib Anda perhatikan.
7 Aturan dalam Rapat yang Perlu Diperhatikan
Berikut 7 aturan rapat yang perlu diperhatikan:
1. Hadir Tepat Waktu
Etika dasar paling utama adalah hadir tepat waktu, dengan begitu Anda menunjukkan rasa hormat terhadap waktu dan komitmen peserta lainnya.
Selain itu, datang tepat waktu memberi Anda kesempatan untuk mempersiapkan diri sebelum rapat dimulai, seperti mengatur dokumen atau mereview catatan penting yang ingin disampaikan.
Sebaliknya, keterlambatan tidak hanya mengganggu alur rapat tetapi juga menciptakan kesan bahwa Anda kurang menghargai tanggung jawab.
Jika ada halangan tak terduga, pastikan untuk memberi tahu penyelenggara rapat sebelumnya agar mereka bisa menyesuaikan agenda.
2. Persiapkan Materi Sebelum Rapat
Jika Anda posisinya sebagai peserta, Anda bisa mempersiapkan diri dengan membaca agenda rapat sebelumnya dan siapkan dokumen atau informasi yang relevan.
Misalnya rapat mingguan kinerja tim, nah Anda bisa menyiapkan hal apa saja yang ingin disampaikan nantinya.
Dengan persiapan yang matang, Anda dapat berkontribusi secara maksimal dalam rapat.
3. Gunakan Bahasa Sopan dan Profesional
Selama rapat, gunakan bahasa yang sopan dan hindari nada suara yang terlalu keras. Apabila ada yang menyatakan pendapat, dengarkan hingga selesai dan jangan memotong pembicaraan.
Jika ingin menyela, sampaikan dengan baik dengan mengangkat tangan, tunggu giliran Anda dan meminta izin untuk berbicara.
4. Matikan atau Silent Perangkat Elektronik
Bayangkan jika hp Anda tiba-tiba bunyi disaat semua orang sedang fokus memperhatikan rapat.
Apakah Anda merasa malu? Maka dari itu, pastikan untuk mematikan atau mengatur perangkat Anda ke mode senyap sebelum rapat dimulai.
Jika Anda harus menggunakan perangkat elektronik untuk mencatat, lakukan dengan tenang tanpa mengalihkan perhatian peserta lain.
5. Fokus pada Agenda Rapat
Hindari membicarakan hal-hal di luar topik rapat. Tetap fokus pada agenda yang telah ditentukan agar rapat berlangsung efisien.
Jika ada hal yang perlu dibahas di luar agenda, catat untuk dibicarakan di lain waktu.
6. Berikan Masukan yang Konstruktif
Jika Anda ingin memberikan masukan, pastikan masukan tersebut bersifat membangun dan relevan dengan topik. Hindari kritik yang tidak disertai solusi, karena hal ini dapat menciptakan suasana yang kurang nyaman dalam rapat.
7. Hormati Keputusan yang Diambil
Setelah diskusi selesai dan keputusan diambil, hormati hasil keputusan tersebut meskipun Anda mungkin memiliki pandangan yang berbeda. Sikap ini menunjukkan profesionalisme dan kemampuan Anda bekerja dalam tim.
Baca juga: Serba-Serbi Administrasi Perkantoran dari Prospek Kerja hingga Gaji!
Itu dia pembahasan mengenai 7 aturan rapat yang perlu Anda perhatikan. Dengan memahami dan mempraktikkan etika rapat yang baik, Anda sedang membangun citra profesional di lingkungan kerja.
Untuk membantu Anda lebih produktif dalam mencatat dan mendokumentasikan hasil rapat, manfaatkan teknologi canggih seperti AI Notulensi Widya. Dilengkapi fitur transkripsi otomatis dan notulensi yang akurat, AI Widya siap menjadi asisten pencatat rapat secara otomatis!
