Istilah dalam administrasi perkantoran – Pekerjaan sebagai sekretaris tidak jauh-jauh dari administrasi perkantoran, karena peran ini melibatkan berbagai tugas penting yang memastikan kelancaran operasional sehari-hari. Mulai dari pengelolaan jadwal, membuat notulensi, menyiapkan agenda kantor, mengelola dokumen kantor, dan lainnya.
Sehingga, sebagai seorang sekretaris, kamu perlu mengetahui istilah-istilah dalam administrasi perkantoran, seperti filling, archiving, invoice, dan procurement yang semuanya adalah bagian integral dari tugas sekretaris. Dengan mengenali istilah-istilah ini akan membantu sekretaris bekerja.
Istilah – Istilah Administrasi Perkantoran
Ada beberapa istilah administrasi perkantoran yang berguna untuk kamu siapkan sebelum memulai kerja dalam bidang profesi ini.
1. Filing
Filing adalah proses pengorganisasian dan penyimpanan dokumen, baik dalam bentuk fisik maupun digital, sehingga mudah diakses ketika dibutuhkan. Dalam administrasi perkantoran, filing sangat penting untuk memastikan informasi tersimpan dengan aman dan terstruktur.
Tujuan dari filling dokumen supaya arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat saat dibutuhkan. Kamu dapat melakukan filling dokumen dengan cara menggunakan sistem tertentu untuk mengatur arsip, menyimpan dokumen fisik di lemari arsip, menyimpan dokumen elektronik di folder digital, atau filing cabinet untuk dokumen yang penting.
2. Invoice
Invoice adalah dokumen yang digunakan untuk meminta pembayaran dari klien atau pelanggan atas barang atau jasa yang telah disediakan. Dalam administrasi perkantoran, pembuatan dan pengelolaan invoice sangat penting untuk menjaga arus kas perusahaan.
Ada beberapa jenis invoice, yaitu invoice pajak, invoice biasa, invoice konsuler, dan invoice proforma. Umumnya, invoice dibuat tiga rangkap, yaitu satu untuk pembeli, satu untuk arsip penjualan, dan satu untuk laporan keuangan.
3. Memo
Memo adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau instruksi di dalam lingkungan kerja. Tujuannya untuk komunikasi internal dan bersifat formal atau semi-formal.
Umumnya memiliki ciri-ciri , yaitu berisi pesan singkat, seperti permintaan, pemberitahuan, atau masalah lain, ditulis dengan bahasa singkat, pada, dan jelas, dan tidak perlu kop surat.
4. MoM (Minutes of Meeting)
Minutes of Meeting atau notulensi rapat adalah catatan resmi yang merangkum jalannya suatu rapat, termasuk keputusan yang diambil, poin-poin penting yang dibahas, serta daftar peserta rapat. Notulensi membantu menjaga catatan tertulis dari semua kegiatan rapat.
Biasanya, MoM berisi informasi seperti daftar hadir, agenda rapat, ringkasan pembahasan, keputusan yang diambil, serta tindak lanjut yang perlu dilakukan setelah rapat berakhir.
5. Office Supplies Management
Office supplies management adalah pengelolaan persediaan alat tulis dan peralatan kantor lainnya. Staf administrasi bertugas memastikan barang-barang tersebut selalu tersedia dalam jumlah yang cukup dan di tempat yang tepat.
Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam office supply management adalah menghitung jumlah barang yang ada di stok, memesan perlengkapan baru yang dibutuhkan, menyimpan catatan semua transaksi.
6. Data Entry
Data entry adalah proses memasukkan informasi ke dalam sistem komputer atau database. Tugas ini sering dilakukan oleh staf administrasi untuk mengelola informasi pelanggan, transaksi, atau inventaris secara efisien.
Tugas-tugas seorang data entry, diantaranya mempersiapkan dan menyortir dokumen, memasukkan data kedalam database perusahaan, memeriksa dan memastikan keakuratan data yang dimasukkan, dan memperbarui dan memelihara basis data.
7. Procurement
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Administrasi perkantoran sering kali terlibat dalam pengelolaan proses ini, mulai dari mencari pemasok, menegosiasikan harga, hingga memastikan barang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan.
Beberapa hal yang dilakukan dalam proses ini, yaitu menganalisa kebutuhan perusahaan, membuat permintaan, mengevaluasi pihak penyedia barang, melakukan pemesanan, dan mencatat aktivitas yang dilakukan.
8. Confidentiality
Confidentiality dalam konteks administrasi perkantoran berarti menjaga kerahasiaan informasi yang tidak boleh diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Ini termasuk dokumen-dokumen sensitif seperti laporan keuangan, kontrak, atau informasi karyawan.
9. Office Actuating
Office actuating adalah fungsi manajemen yang bertujuan untuk memberikan instruksi, perintah, petunjuk kepada karyawan agar dapat menjalankan tugas dengan baik. Actuating dilakukan dengan cara memberikan bimbingan, konsultasi terkait tugas dan tanggung jawab, dan memberikan motivasi.
10. Zero Based Budgeting
Zero Based Budgeting (ZBB) adalah metode penganggaran di mana setiap periode anggaran dimulai dari nol, tanpa mengacu pada anggaran tahun sebelumnya. Dalam ZBB, setiap biaya atau pengeluaran harus dijustifikasi dari awal, seolah-olah tidak ada anggaran yang disetujui sebelumnya.
Penutup
Memahami istilah-istilah dalam administrasi perkantoran bukan hanya penting bagi mereka yang bekerja di bidang administrasi, tetapi juga bagi siapa saja yang terlibat dalam operasional perusahaan. Penguasaan istilah ini dapat meningkatkan efisiensi kerja, komunikasi antar departemen, dan membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat.
Berbicara tentang istilah di perkantoran, salah satunya adalah membuat notulensi. Notulensi adalah catatan tertulis yang merangkum jalannya suatu rapat atau pertemuan, mencakup poin-poin penting yang dibahas, keputusan yang diambil, serta langkah-langkah atau tindakan yang perlu dilakukan.
Di era modern, mencatat notulensi dengan cepat dan akurat bisa menjadi tantangan, terutama jika rapat berlangsung lama dan mencakup banyak poin penting. Di sinilah Widya Notulensi AI hadir sebagai solusi. Widya Notulensi AI adalah alat berbasis kecerdasan buatan yang dapat secara otomatis mencatat, merangkum, dan menghasilkan notulensi secara real-time.
Jika kamu ingin meningkatkan produktivitas dan akurasi dalam mencatat notulensi, cobalah Widya Notulensi AI dan rasakan bagaimana teknologi bisa membuat rapatmu lebih terorganisir dan efisien!
Baca juga: Panduan Lengkap: Cara Menulis Notulen Rapat dan Contohnya