Dalam dunia kerja dan organisasi, mencatat jalannya rapat atau pertemuan adalah hal yang penting untuk memastikan setiap keputusan dan diskusi tercatat dengan baik. Terdapat tiga istilah yang muncul dalam proses mencatat ini, yaitu notulen, notulis, dan notula.
Meskipun ketiga istilah mirip, ketiganya memiliki peran dan fungsi yang berbeda dalam menyusun. Artikel ini akan membahas secara mendalam pengertian dari notulen, notulis, dan notula, fungsi serta teknik penulisan yang tepat.
Pengertian Notulen, Notulis, dan Notula
Berikut ini penjelasan masing-masing istilah dalam pencatatan rapat.
Notulen
Istilah ini memiliki pengertian catatan singkat yang berisi poin-poin penting dari sebuah pertemuan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang. Notulen mencakup berbagai informasi penting, seperti daftar hadir, agenda, poin-poin diskusi, keputusan yang diambil, dan tanggung jawab yang disepakati.
Notulis
Notulis adalah individu yang bertanggung jawab mencatat jalannya suatu rapat atau pertemuan. Seorang notulis harus memiliki kemampuan mendengarkan dengan cermat, menangkap poin-poin penting dengan cepat, dan menyusun catatan secara terstruktur.
Notula
Notula adalah catatan singkat yang berisi rangkuman dari pertemuan atau rapat. Tidak seperti notulen yang lebih detail, notula berfokus pada poin-poin penting, keputusan, dan informasi inti yang disampaikan selama diskusi. Notula biasanya digunakan ketika rapat atau pertemuan bersifat informal atau ketika diperlukan ringkasan cepat yang langsung pada intinya.
Fungsi Notulen, Notulis, dan Notula
Notulen, notulis, dan notula memiliki fungsi yang saling melengkapi dalam proses pencatatan rapat atau pertemuan. Berikut ini penjelasan tentang fungsi ketiga istilah dalam rapat.
Fungsi Notulen
Fungsi utama notulen adalah sebagai dokumen resmi yang mencatat secara lengkap dan mendetail jalannya suatu rapat atau pertemuan.Dengan adanya notulen, setiap peserta dapat meninjau kembali apa yang telah dibahas dan disepakati, sehingga tidak ada kesalahpahaman atau informasi yang terlewat.
Selain itu, notulen juga berfungsi sebagai bukti dokumentasi formal yang dapat digunakan untuk memastikan akuntabilitas dan transparansi dalam pengambilan keputusan di suatu organisasi atau perusahaan.
Catatan ini juga digunakan sebagai referensi untuk menyusun agenda rapat berikutnya atau sebagai arsip yang dapat diakses oleh pihak-pihak yang memerlukan informasi terkait pertemuan tersebut di masa mendatang.
Fungsi Notulis
Tugas utama notulis adalah untuk mencatat jalannya diskusi secara akurat dan menyusun notulen yang dapat diakses oleh semua peserta rapat. Sebagai pencatat, notulis harus mampu mendengarkan dan memahami setiap pembicaraan, sehingga dapat menangkap informasi kunci, keputusan, dan tanggung jawab yang diambil selama pertemuan. Selain itu, notulis juga berfungsi sebagai penghubung antara peserta rapat, memastikan bahwa semua suara dan pendapat didengar dan dicatat dengan baik.
Fungsi Notula
Notula memiliki fungsi sebagai catatan singkat yang merangkum poin-poin utama dari sebuah rapat atau pertemuan. Notula membantu mempermudah penyampaian hasil rapat kepada pihak-pihak yang tidak hadir, atau bagi mereka yang memerlukan ringkasan cepat dari diskusi yang berlangsung.
Selain itu, notula berperan dalam mempermudahkan proses pengambilan keputusan penting, sehingga peserta atau pihak terkait dapat segera menjalankan keputusan-keputusan yang disepakati.
Teknik Penulisan Notulen
Pertama, penulis notulensi harus memulai dengan mencatat informasi dasar, seperti tanggal, waktu, lokasi, dan daftar hadir, yang memberikan konteks pada catatan tersebut. Selanjutnya, penting untuk mengikuti agenda rapat, mencatat setiap poin yang dibahas secara sistematis, dan menggunakan format yang jelas, seperti bullet points atau subjudul, untuk memudahkan pembacaan.
Penulis juga harus fokus pada isi pembicaraan, mencatat keputusan yang diambil, dan tindak lanjut yang perlu dilakukan tanpa mencantumkan komentar pribadi atau opini. Selain itu, penggunaan bahasa yang sederhana dan jelas sangat dianjurkan untuk memastikan semua peserta dapat memahami isi notulensi.
Setelah rapat selesai, penting untuk menyusun notulensi dengan cepat dan mengedarkannya kepada semua peserta, sehingga informasi yang dicatat tetap segar dalam ingatan dan dapat segera ditindaklanjuti.
Baca juga: Panduan Lengkap: Cara Menulis Notulen Rapat dan Contohnya
Teknik Penulisan Notula
Penulisan notula tidak selengkap penulisan struktur notulensi. Sistematika meliputi kepala notula, isi notula, dan penutup notula. Pada bagian kepala notula berisi tema rapat, hari, tanggal, lokasi, dan waktu, serta pihak yang terlibat.
Kemudian, isi notula berisi hal-hal yang penting dan memiliki pengaruh jalannya rapat, misalnya usulan, tanggapan, dan hasil keputusan. Pada bagian penutup berisi tanda tangan pemimpin rapat sebagai bukti bahwa notula sesuai dengan hasil rapat. Anda juga bisa menambahkan daftar peserta yang hadir.
Catat Rapat Secara Efektif dengan Teknologi AI
Dalam era digital saat ini, mencatat rapat secara efektif dapat dipermudah dengan memanfaatkan teknologi kecerdasan buatan (AI). Dengan aplikasi dan perangkat lunak berbasis AI, proses pencatatan menjadi lebih cepat dan akurat. Teknologi ini otomatis mentranskripsi percakapan selama rapat, mengidentifikasi poin-poin penting, dan bahkan mengelompokkan informasi berdasarkan topik atau agenda yang dibahas.
Salah satu contoh penerapan teknologi ini adalah melalui Widya AI Notulensi, yang menawarkan solusi inovatif untuk pencatatan rapat. Dengan fitur-fitur seperti pengenalan suara yang canggih dan kemampuan untuk menyusun notulensi secara otomatis.
Demikian artikel mengenai perbedaan istilah notulen, notulensi, dan notula. Anda ingin mencatat tanpa ribet? Coba Widya AI Notulensi sekarang dan rasakan kemudahannya.
