Widya Wicara

Tag: komunikasi

  • Serba-Serbi Administrasi Perkantoran dari Prospek Kerja hingga Gaji!

    Serba-Serbi Administrasi Perkantoran dari Prospek Kerja hingga Gaji!

    Administrasi perkantoran adalah fondasi untuk operasional berjalan dengan baik. Meski sering berada di balik layar, peran profesi ini tidak bisa diremehkan. Dari mengelola dokumen, mengatur jadwal merupakan kunci kelancaran aktivitas bisnis.

    Namun, sebenarnya apa yang membuat profesi ini begitu menarik? Bagaimana prospek kerjanya di masa depan? Temukan jawabannya dalam artikel ini.

    Kenalan dengan Administrasi Perkantoran

    Apa itu Administrasi Perkantoran? Mungkin Anda sering mendengar atau melihat lowongan pekerjaan posisi ini baik untuk fresh graduate, para jobseeker, dan profesional sekalipun.

    Istilah Administrasi perkantoran adalah proses pengelolaan berbagai aktivitas di kantor supaya operasional berjalan dengan lancar. 

    Perannya meliputi pengelolaan dokumen dan data, menyusun jadwal dan koordinasi rapat, melakukan komunikasi internal maupun eksternal perusahaan, dan menyediakan laporan administrasi untuk manajemen.

    Skill Wajib untuk Administrasi Perkantoran

    Jika Anda tertarik dengan posisi ini, ada beberapa keterampilan wajib yang dimiliki.

    Skill #1 Komunikasi 

    Skill utama yang wajib dimiliki adalah komunikasi, karena peran ini sering menjadi penghubung antara berbagai pihak di dalam dan luar perusahaan. Komunikasi mencakup kemampuan seseorang menyampaikan informasi secara jelas, baik lisan maupun tulisan.

    Skill #2 Manajemen Waktu

    Selanjutnya, kemampuan dalam mengatur dan memprioritaskan tugas-tugas agar dapat diselesaikan secara efisien dalam batas waktu yang ditentukan.

    Skill ini penting karena melibatkan berbagai tanggung jawab, seperti mengelola jadwal rapat, mengarsipkan dokumen, hingga menyiapkan laporan.

    Anda perlu menggunakan strategi to-do-list atau metode Eisenhower Matrix serta pemanfaatan teknologi seperti aplikasi kalender digital.

    Skill #3 Problem Solving

    Skill ketiga yang wajib dimiliki adalah kemampuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menyelesaikan suatu masalah dengan efektif. Seringkali posisi ini mendapati masalah tak terduga, seperti kesalahan jadwal, dokumen hilang, atau perubahan mendadak.

    Untuk memecahkan suatu masalah, Anda bisa mencari solusi alternatif dengan berdiskusi sesama rekan kerja. Dalam diskusi, pastikan Anda mendengarkan dengan aktif dan terbuka terhadap ide-ide baru yang diajukan.

    Selain itu, bekerja sama dalam tim juga dapat mempercepat proses pemecahan masalah, karena setiap anggota dapat memberikan kontribusi berdasarkan keahlian atau pengalamannya.

    Skill #4 Kemampuan Teknologi 

    Penguasaan perangkat lunak seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan Google Workspace sangat penting untuk menyelesaikan tugas harian seperti pengelolaan dokumen, pembuatan laporan, dan komunikasi berbasis email. 

    Selain itu, kemampuan menggunakan perangkat lunak khusus, seperti aplikasi manajemen proyek (Asana, Trello) atau software pengarsipan, memberikan nilai tambah dalam meningkatkan efisiensi kerja.

    Prospek di Masa Depan

    Meskipun semakin berkembangnya teknologi dan transformasi digital, posisi administrasi perkantoran sangat menjanjikan di masa depan.

    Meningkatnya kebutuhan akan remote working juga membuka peluang baru bagi tenaga administrasi yang terampil menggunakan teknologi kolaborasi, seperti Zoom, Microsoft Teams, dan Trello.

    Bocoran Gaji di Bidang Administrasi Perkantoran

    Buat Anda yang penasaran dengan gaji administrasi perkantoran, berikut ini gambaran umum gaji tenaga administrasi perkantoran di Indonesia. Gaji bergantung pada posisi, pengalaman, dan lokasi perusahaan.

    Berdasarkan dari Kumparan, gaji rata-rata administrasi berkisar antara Rp3.750.000 hingga Rp5.000.000 per bulan.

    Di kota besar seperti Jakarta gaji posisi ini mungkin lebih tinggi jika dibandingkan dengan daerah lain. Selain itu, perusahaan seperti teknologi dan keuangan cenderung menawarkan kompensasi lebih tinggi dibandingkan dengan sektor lain.

    Baca juga: Ingin Jadi Admin Kantor Andalan? Ini Tools yang Wajib Anda Miliki

    Notulensi AI: Salah Satu Tools yang Wajib Dimiliki Administrasi Perkantoran

    Bagi Anda yang tertarik untuk berkarir di bidang ini, selain menyiapkan skill komunikasi, Anda perlu memiliki tools cerdas yang membantu pekerjaan Anda sehari-hari. Salah satunya adalah Notulensi AI yaitu tools yang membantu mencatat jalannya rapat dengan cepat dan akurat.

    Dengan teknologi kecerdasan buatan, tools ini mampu merekam percakapan dan secara otomatis mengubahnya menjadi teks transkrip yang terstruktur. 

    Hal ini sangat membantu administrasi dalam menghemat waktu dan mengurangi risiko kehilangan data penting yang mungkin terlewat jika dilakukan secara manual.

    Untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses notulensi rapat, coba manfaatkan Widya AI Notulensi. Dengan teknologi canggih yang mampu mengubah percakapan menjadi teks secara otomatis, Widya AI memastikan tidak ada detail yang terlewat dalam setiap rapat. 

    Nikmati kemudahan dalam mendokumentasikan hasil rapat, menganalisis poin-poin penting, dan meningkatkan produktivitas tim. Klik di sini untuk mencoba Widya AI Notulensi!

  • Tips Bergaul dengan Atasan dan Apa yang Harus Dihindari

    Tips Bergaul dengan Atasan dan Apa yang Harus Dihindari

    Di dunia kerja, hubungan yang harmonis dengan atasan menjadi salah satu kunci sukses karir Anda. Membangun komunikasi yang baik dan bergaul dengan atasan tidak hanya meningkatkan suasana kerja, tetapi juga membuka peluang untuk perkembangan profesional. Namun, penting untuk memahami bahwa ada batasan dan etika yang perlu dijaga agar tetap terlihat profesional. 

    Dalam artikel ini, akan membahas tips bergaul dengan atasan secara efektif dan hal-hal yang sebaiknya dihindari agar hubungan kerja Anda tetap sehat dan produktif. Berikut ini tips bergaul dengan atasan dan apa yang harus dihindari.

    1. Komunikasi Terbuka dengan Atasan

    Komunikasi terbuka dengan atasan adalah kunci untuk membangun hubungan kerja yang sehat dan produktif. Anda dapat memulainya dengan diskusi jujur, mengajukan pertanyaan dan meminta umpan balik secara aktif. Selain itu, komunikasi yang transparan dapat membantu mengurangi kesalahpahaman, meminimalkan konflik, dan membangun kepercayaan. 

    Ketika atasan merasa bahwa Anda terbuka dan mampu berkolaborasi, ini akan meningkatkan kualitas kerja sama dan mempermudah pencapaian tujuan tim. Dengan demikian, menjalin komunikasi yang baik bukan hanya menguntungkan Anda secara pribadi, tetapi juga berkontribusi pada kesuksesan tim secara keseluruhan.

    2. Selalu Disiplin Waktu

    Disiplin waktu adalah salah satu aspek penting dalam membangun citra profesional di mata atasan. Mematuhi waktu, baik dalam hal kehadiran di kantor maupun dalam menyelesaikan tugas, mencerminkan komitmen dan tanggung jawab Anda terhadap pekerjaan. Ketepatan waktu tidak hanya menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu orang lain, tetapi juga menciptakan kesan bahwa Anda dapat diandalkan.

    3. Pahami Gaya Kerja dan Preferensinya

    Memahami gaya kerja dan preferensi atasan adalah langkah penting dalam membangun hubungan yang harmonis di tempat kerja. Setiap atasan memiliki pendekatan unik dalam menangani tugas, mengambil keputusan, dan berkomunikasi. Dengan memahami cara kerja mereka, kita dapat menyesuaikan diri agar lebih efektif dalam berkolaborasi. 

    Misalnya, jika atasan lebih suka komunikasi langsung dan to the point, kita dapat memberikan informasi dengan jelas dan singkat. Sebaliknya, jika mereka lebih menyukai diskusi yang mendetail, kita bisa menyiapkan analisis yang mendalam. 

    4. Bersikap Proaktif dan Inisiatif

    Atasan lebih menyukai karyawan yang proaktif dan memiliki inisiatif yang tinggi. Sikap proaktif berarti tidak hanya menunggu perintah, tetapi aktif mencari cara untuk menyelesaikan masalah, meningkatkan efisiensi, atau membantu mencapai tujuan tim.

    5. Bijak dalam Menyampaikan Pendapat

    Bersikap bijak dalam menyampaikan pendapat adalah salah satu kunci penting dalam bergaul dengan atasan. Saat ingin memberikan masukan atau ide, penting untuk mempertimbangkan waktu dan situasi yang tepat, serta cara penyampaiannya. Gunakan bahasa yang sopan dan konstruktif, hindari nada yang terlalu kritis atau emosional.

    Selain itu, sertakan alasan atau solusi yang mendukung pendapat kita agar terlihat objektif dan membantu. Dengan bijak menyampaikan pendapat, kita dapat membangun komunikasi yang lebih baik dengan atasan dan membuka peluang untuk kontribusi yang lebih besar dalam tim.

    6. Hindari Membawa Masalah Pribadi ke Tempat Kerja

    Ketika kita membiarkan masalah pribadi mempengaruhi kinerja di kantor, hal itu dapat mengganggu fokus, menurunkan kualitas pekerjaan, serta mempengaruhi suasana hati dan hubungan dengan rekan kerja. Meskipun wajar untuk memiliki tantangan di luar pekerjaan, penting untuk dapat memisahkan urusan pribadi dan tanggung jawab profesional.

    7. Beri Pujian atau Apresiasi

    Tidak ada salahnya untuk memberi pujian atau apresiasi atasan untuk membangun hubungan baik. Ketika kita mengakui usaha, keterampilan, atau kepemimpinan atasan, hal ini tidak hanya menunjukkan sikap profesionalisme, tetapi juga menciptakan suasana kerja yang lebih suportif. Namun, penting untuk memberikan apresiasi secara tepat dan proporsional, fokus pada pencapaian atau keputusan yang memang layak diakui. 

    Penutup

    Membangun hubungan yang baik dengan atasan adalah investasi jangka panjang dalam karir Anda. Dengan menerapkan tips-tips di atas, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih harmonis dan produktif. Ingat, profesionalitas dan saling menghormati adalah kunci utama dalam berinteraksi dengan atasan.

    Untuk membantu Anda dalam melakukan pekerjaan sebagai sekretaris, kini terdapat teknologi yang akan membantu mencatat seluruh rapat secara otomatis dan akurat. Dilengkapi dengan fitur lengkap seperti, akurasi transkrip, analisis mendalam hasil rapat, dan meeting channel dengan AI bot untuk komunikasi multi bahasa. Tunggu apalagi? coba Widya AI Notulensi sekarang!

    Baca juga: Kenali Keunggulan Scheduled Meeting AI Notulensi

  • 5 Skill Komunikasi yang Harus Dimiliki Sekretaris

    5 Skill Komunikasi yang Harus Dimiliki Sekretaris

    Seperti yang kita tahu bahwa komunikasi adalah kemampuan penting yang ada di dalam kehidupan sehari-hari. Semua orang harus memiliki skill komunikasi tak terkecuali bagi seorang sekretaris. Kemampuan berkomunikasi secara efektif menjadi kunci dalam membangun hubungan yang solid dengan atasan, rekan kerja, klien, dan pihak eksternal lainnya. Lebih dari itu, komunikasi yang baik juga berperan penting dalam menjaga citra positif perusahaan. Bagi Anda yang ingin menjadi sekretaris profesional, berikut 7 skill komunikasi yang dapat Anda terapkan di dunia kerja.

    Jenis-Jenis Communication Skill

    Sebelum berlanjut skill komunikasi apa saja yang harus diterapkan. Terlebih dahulu, wajib pahami tentang jenis-jenis communication skill. Kemampuan ini memiliki beberapa jenis dimana mempunyai fungsinya masing-masing. Dengan memahami jenis-jenis communication skill, Anda dapat menentukan arah komunikasi yang sedang dilakukan. 

    1. Keterampilan Lisan

    Keterampilan lisan adalah kemampuan seseorang dalam berbicara yang mampu menjelaskan gagasan atau ide-ide sehingga pendengar atau audiens tertarik untuk mendengarkannya. Hal yang perlu diketahui dari keterampilan komunikasi lisan adalah memperhatikan bahasa tubuh (body language), mendengarkan dengan kritis, dan menyampaikan dengan jelas. Maka dari itu, keterampilan lisan tidak hanya memperhatikan atau menyampaikan, tetapi menyesuaikan cara bicara pendengar dan memakai pendekatan yang tepat dan sesuai.

    2. Keterampilan Komunikasi Tulisan

    Keterampilan komunikasi tulisan adalah kemampuan dalam berkomunikasi lewat tulisan yang efektif, sehingga pembaca dapat menampung informasi yang telah ditulis atau diberikan. Dalam dunia kerja, kemampuan komunikasi tulisan sangat penting. Seorang profesional, terutama seorang sekretaris, dituntut untuk mampu menyusun berbagai jenis tulisan, mulai dari email formal hingga laporan yang kompleks. Kemampuan untuk menguasai berbagai gaya penulisan akan sangat membantu dalam mencapai tujuan komunikasi yang diinginkan.

    3. Keterampilan Non Verbal

    Keterampilan komunikasi non-verbal adalah keterampilan komunikasi yang umumnya diperkuat dengan kemampuan menggunakan bahasa tubuh, nada atau intonasi suara, dan ekspresi wajah. Selain itu, keterampilan ini juga bisa menggunakan simbol, ikon, dan gambar. 

    Sebagai seorang sekretaris, Anda tidak hanya perlu menyampaikan informasi secara jelas melalui kata-kata, tetapi juga harus memperhatikan bahasa tubuh Anda. Misalnya, saat menyampaikan kabar baik, senyum yang tulus akan membuat penerima pesan merasa lebih positif. Sebaliknya, saat menyampaikan kabar buruk, nada suara yang lembut dan ekspresi wajah yang simpatik akan membantu meredakan ketegangan.

    Baca juga: Catat! Ini Panduan Penting Memulai Karir Jadi Sekretaris

    Kemampuan Komunikasi yang Harus Dimiliki Sekretaris

    Setelah mengetahui jenis-jenis communication skill, pembahasan berikutnya adalah kemampuan komunikasi yang harus dimiliki sekretaris, yaitu:

    1. Pendengar yang Aktif

    Salah satu kebutuhan dasar manusia adalah kebutuhan untuk memahami dan dipahami. Mendengarkan aktif tidak hanya membantu sekretaris dalam memahami informasi, tetapi juga membangun hubungan yang lebih baik dengan orang lain. Ketika seseorang merasa didengarkan, mereka akan lebih terbuka dan bersedia bekerja sama. Selain itu, mendengarkan aktif juga dapat mencegah terjadinya kesalahpahaman dan konflik.

    Contoh penerapan mendengarkan aktif dalam pekerjaan sekretaris adalah ketika menghadiri rapat. Seorang sekretaris harus mampu menangkap poin-poin penting yang dibahas, memahami keputusan yang diambil, dan mencatat semua informasi yang relevan. Hal ini akan sangat membantu dalam menyusun notulen rapat yang akurat dan lengkap.

    2. Jelas dan Ringkas

    Dalam lingkungan kerja yang dinamis, seorang sekretaris dituntut untuk dapat berkomunikasi secara jelas dan ringkas. Pesan yang disampaikan harus mudah dipahami dan langsung pada tujuan, sehingga tidak membuang waktu dan energi baik bagi si pemberi maupun penerima pesan. Kemampuan ini sangat penting untuk menjaga efisiensi kerja dan menghindari kesalahpahaman. Misalnya, ketika menyampaikan pesan dari atasan kepada bawahan, sekretaris harus memastikan bahwa pesan tersebut mudah dipahami dan tidak ada informasi penting yang terlewatkan.

    3. Perhatikan Bahasa Tubuh

    Pada dasarnya, komunikasi bukan hanya melalui lisan, tetapi melalui tubuh atau yang lebih dikenal dengan komunikasi bahasa tubuh (body language). Bahasa tubuh berperan sangat penting dalam komunikasi, terutama bagi seorang sekretaris. Gestur, ekspresi wajah, dan postur tubuh dapat menyampaikan pesan yang kuat, bahkan lebih kuat daripada kata-kata.

    Misalnya, senyum yang tulus dapat membuat seseorang merasa diterima, sedangkan tatapan mata yang menghindar dapat memberikan kesan tidak tertarik. Dengan menguasai bahasa tubuh yang efektif, seorang sekretaris dapat membangun hubungan yang baik, meningkatkan kepercayaan diri, dan memberikan kesan yang profesional.

    4. Kecerdasan Emotional

    Kecerdasan emosional adalah kemampuan untuk memahami dan mengelola emosi sendiri dan orang lain agar dapat berkomunikasi dengan efektif, menghindari stres, mengatasi berbagai tantangan, dan menunjukkan empati. Kemampuan ini sangat bermanfaat bagi seorang sekretaris dalam berkomunikasi.

    Selain membantu dalam membangun hubungan yang harmonis, kecerdasan emosional juga dapat meningkatkan keterampilan bernegosiasi, memberikan umpan balik yang konstruktif, dan menyelesaikan masalah dengan lebih baik. Sebagai contoh, sekretaris dengan kecerdasan emosional tinggi akan lebih efektif dalam meyakinkan atasan untuk menyetujui proposal atau meredakan ketegangan dalam pertemuan.

    5. Percaya Diri

    Selain kemampuan yang telah disebutkan di atas, satu hal yang tidak boleh terlewatkan adalah kepercayaan diri. Percaya diri adalah fondasi penting dalam membangun keterampilan komunikasi yang efektif bagi seorang sekretaris. Ketika seorang sekretaris merasa percaya diri, mereka akan lebih berani menyampaikan pendapat, mengajukan pertanyaan, dan mengambil inisiatif. Percaya diri juga memungkinkan seorang sekretaris untuk berbicara dengan nada suara yang jelas dan tegas, serta menjaga kontak mata yang baik, sehingga pesan yang disampaikan lebih meyakinkan.

    Penutup

    Dalam dunia kerja yang dinamis, seorang sekretaris tidak hanya menjadi penunjang administratif, tetapi juga menjadi jembatan komunikasi yang efektif. Keterampilan komunikasi yang mumpuni menjadi kunci keberhasilan dalam menjalankan tugas, membangun relasi profesional, dan mendukung kelancaran operasional perusahaan. Dengan menguasai berbagai teknik komunikasi, seorang sekretaris dapat menjadi aset berharga bagi organisasi dan berkontribusi pada pencapaian tujuan bersama. Demikian penjelasan berbagai kemampuan komunikasi yang perlu dimiliki oleh sekretaris.

    Ingin meningkatkan produktivitas dan akurasi dalam rapat? Kombinasikan keterampilan komunikasi Anda yang mumpuni dengan kecanggihan Widya AI Notulensi. Dengan AI Notulensi, Anda dapat fokus pada interaksi dengan peserta rapat, sementara AI Notulensi akan mencatat setiap detail dengan presisi. Hasilnya? Notulen rapat yang komprehensif dan siap pakai dalam waktu singkat. Yuk, coba sekarang!