Tugas sekretaris perusahaan – Seringkali sekretaris perusahaan identik dengan pekerjaan administratif semata, seperti mengurus dokumen dan mengatur jadwal. Faktanya, pernyataan tersebut salah besar. Lebih dari sekedar asisten pribadi, seorang sekretaris memiliki peran strategis dalam perusahaan.
Bagi Anda yang tertarik dengan dunia profesional khususnya di bidang administrasi, artikel ini akan memberi gambaran terkait tugas dan fungsi sekretaris perusahaan. Dengan memahami tugas-tugasnya, Anda dapat memahami apa saja tugas dan fungsi sekretaris perusahaan.
Tugas dan Fungsi Sekretaris Perusahaan
Dalam dunia profesional, tugas dan fungsi sekretaris memiliki peran sangat krusial dalam mendukung keberhasilan sebuah perusahaan. Sekretaris bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif tergantung di bidang organisasi dimana ia berada. Namun, seiring dengan perkembangan zaman, peran mereka telah berevolusi tidak hanya mengurus tugas-tugas administratif.
1. Melakukan Pencatatan Administrasi
Tugas umum yang dilakukan sekretaris, salah satunya adalah melakukan pencatatan administrasi. Aktivitas pencatatan administrasi akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, menyusun daftar nama dan kontak pihak-pihak yang berkepentingan, mencatat aktivitas perusahaan, mengarsipkan notulen dan laporan, dan menyiapkan berbagai jenis dokumen yang dibutuhkan.
2. Mengatur Jadwal
Tugas selanjutnya yaitu mengatur jadwal baik rapat atau janji pertemuan dengan klien, stakeholder, atau vendor terkait. Sekretaris yang baik harus mampu mengidentifikasi konflik jadwal dan mengalokasikan waktu secara efektif. Dengan kemampuan perencanaan yang baik, sekretaris dapat membantu mencapai produktivitas maksimal. Untuk memudahkan tugas ini Anda bisa memanfaatkan alat bantu seperti Google Calendar, aplikasi manajemen waktu, dan perangkat lunak lainnya.
3. Berkomunikasi dengan Berbagai Pihak
Tugas ketiga yaitu berkomunikasi dengan berbagai pihak baik internal maupun eksternal. Dalam menjalankan tugasnya, sekretaris dituntut untuk mampu melakukan komunikasi yang baik dengan berbagai pihak. Mulai dari pimpinan perusahaan, vendor, klien, dan pejabat. Mereka bertugas untuk menyampaikan pesan, informasi, dan instruksi kepada mitra bisnis, klien, ataupun vendor dengan komunikasi yang jelas, sopan, dan profesional.
4. Mengatur dan Menyampaikan Pesan
Selain memiliki kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan analisis juga wajib dimiliki oleh seorang sekretaris. Bukan hanya sekedar menyampaikan kata-kata, sekretaris harus mampu memahami konteksnya, memilih media komunikasi yang tepat, dan menyesuaikan gaya bahasa. Pesan yang terhambat atau kurang jelas, dikhawatirkan menyebabkan miskomunikasi, menghambat mengambil keputusan, dan menimbulkan konflik. Maka dari itu, seorang sekretaris berperan krusial dalam menjaga arus informasi dalam perusahaan.
5. Memastikan Persediaan Perlengkapan Kantor
Pada beberapa perusahaan, pekerjaan satu ini juga bertanggung jawab untuk memastikan perlengkapan kantor. Sekretaris harus mencatat perlengkapan apa saja yang tersedia dan dibutuhkan. Kemudian, catatan kebutuhan tersebut akan diserahkan kepada orang lain untuk membelinya. Namun, tugas ini tidak selalu dilakukan oleh sekretaris. Ada beberapa perusahaan yang memiliki karyawan khusus untuk mengurus perlengkapan kantor.
6. Mengatur Rapat dan Mencatat Hasilnya
Mengatur rapat bukanlah sekedar mencari ruangan dan menentukan waktu. Namun, seorang sekretaris perusahaan berperan sentral dalam merencanakan jadwal, menyiapkan materi dan peralatan yang dibutuhkan, durasi rapat dan jumlah peserta. Selain itu, sekretaris juga bertanggung jawab membuat notulen atau mencatat hasil rapat dengan detail dan ringkas.
Baca juga: Rapat Penting dan Lama: Notulensi AI Jadi Solusinya
Buat Pekerjaan Lebih Mudah dengan Widya AI Notulensi
Setelah membaca penjelasan diatas tentang tugas dan fungsi sekretaris perusahaan, Anda dapat memahami bahwa tanggung jawab mereka tidak hanya mengurus dokumen. Tidak perlu khawatir, Widya AI Notulensi akan membantu pekerjaan sekretaris lebih mudah. Waktu yang biasanya dihabiskan untuk mencatat dan merangkum rapat dapat dialihkan untuk tugas lain yang lebih produktif.
Hal ini tentunya akan memudahkan para profesional untuk meninjau kembali rapat yang berlangsung dan tidak melewatkan informasi penting. Hasil dari AI Notulensi pun dapat diunduh dengan mudah. Tunggu apalagi? Coba AI Notulensi sekarang untuk membantu Anda membuat notulen rapat yang akurat secara otomatis!
