Sahabat Widya, apakah kamu pernah bertugas untuk menulis notulensi rapat? Mungkin rapat perusahaan, rapat dinas, rapat seminar atau rapat diskusi organisasi. Kalau udah pernah, kamu pasti bisa relate gimana sulitnya menulis notulensi dalam waktu singkat.
Kenapa sih harus ada notulensi?
Notulensi itu penting sebagai bukti terlaksananya rapat. Disitu tercatat juga hasil rapat, sehingga akan membantu anggota yang berhalangan hadir ataupun bisa menjadi pedoman masing-masing bagian dalam mengerjakan tugasnya, jadi lebih hemat waktu, deh. Bukan cuma itu aja, notulensi juga bisa mempermudah para anggota yang memiliki kesulitan pendengaran, lho.
Baca juga artikel Capek Nyatet Terus? Pakai Speech to Text Aja!
Dalam menulis notulensi, ada 5 poin penting yang tak boleh sampai terlewat. Ada apa aja?
1. Nama Organisasi
Kalau kamu bertugas untuk menjadi notulen rapat organisasi, maka sebelum fokus pada penulisan isi rapat, mencantumkan nama organisasi, perusahaan, komite atau kelompok adalah poin penting yang tidak boleh terlewat. Bahkan biasanya dituliskan dalam bentuk kop surat.
Tapi, kalau agenda rapat itu bukan merupakan bagian dari instansi, perusahaan atau organisasi, cukup tuliskan nama kegiatannya saja, tidak perlu kop surat.
2. Tema dan Tujuan Rapat
Tentu saja sangat penting untuk menuliskan tema dan tujuan diadakannya rapat. Penulisan tema dan tujuan rapat ini akan mempermudah kamu dalam mereview ulang tulisan notulensimu dan juga mempermudah bagi orang yang membaca hasil notulensi terutama untuk anggota yang berhalangan hadir.
3. Lokasi dan Waktu
Poin selanjutnya yang harus ditulis dalam sebuah notulensi adalah lokasi dan waktu diadakannya rapat. Mulai dari waktu dimulainya rapat, jeda istirahat dan lain sebagainya.
Dengan adanya catatan waktu, hal ini bisa dijadikan evaluasi seberapa efektif kah pelaksanaan rapat hari ini. Sehingga rapat kedepannya dapat terlaksana dengan lebih baik lagi.
4. Catat Anggota yang Hadir
Catat juga siapa saja anggota yang hadir dalam rapat maupun yang berhalangan hadir. Kamu bisa menuliskannya dalam bentuk list, atau dalam berbentuk peta bangku tempat duduk. Hasil catatan ini akan berguna sebagai evaluasi umtuk masing-masing anggota rapat.
5. Poin Diskusi dan Hasil Rapat
Dalam membuat notulensi, kamu harus fokus untuk mencatat berbagai poin diskusi dan pembahasan penting yang terjadi selama jalannya rapat. Seperti goal baru, penugasan masing-masing anggota, kerangka kegiatan baru dan lain lain.
Serta, hasil keputusan rapat juga harus dicatat dengan baik. Hal ini berlaku untuk semua kegiatan notulensi, tidak peduli notulensi rapat resmi maupun tidak.
Kebayang nggak sih kalau ada teknologi yang bisa mencatat pembicaraan atau suara secara otomatis?
Stop membayangkan! Soalnya sekarang teknologi itu udah hadir secara nyata dan bukan lagi sebuah angan-angan semu, kok. Namanya adalah teknologi speech to text. Dimana teknologi ini bisa mengubah suara menjadi teks secara otomatis.
Salah satu produk STT super canggih yang bisa kamu coba adalah Widya Speech To Text! Gimana sih cara kerjanya? Kamu bisa langusng coba secara online di website www.widyawicara.com, lho. Cukup masukkan audio lalu Widya akan mengubahnya menjadi teks. Cobain sekarang!
Sumber gambar: https://www.pexels.com/@zen-chung