Seperti yang kita tahu bahwa komunikasi adalah kemampuan penting yang ada di dalam kehidupan sehari-hari. Semua orang harus memiliki skill komunikasi tak terkecuali bagi seorang sekretaris. Kemampuan berkomunikasi secara efektif menjadi kunci dalam membangun hubungan yang solid dengan atasan, rekan kerja, klien, dan pihak eksternal lainnya. Lebih dari itu, komunikasi yang baik juga berperan penting dalam menjaga citra positif perusahaan. Bagi Anda yang ingin menjadi sekretaris profesional, berikut 7 skill komunikasi yang dapat Anda terapkan di dunia kerja.
Jenis-Jenis Communication Skill
Sebelum berlanjut skill komunikasi apa saja yang harus diterapkan. Terlebih dahulu, wajib pahami tentang jenis-jenis communication skill. Kemampuan ini memiliki beberapa jenis dimana mempunyai fungsinya masing-masing. Dengan memahami jenis-jenis communication skill, Anda dapat menentukan arah komunikasi yang sedang dilakukan.
1. Keterampilan Lisan
Keterampilan lisan adalah kemampuan seseorang dalam berbicara yang mampu menjelaskan gagasan atau ide-ide sehingga pendengar atau audiens tertarik untuk mendengarkannya. Hal yang perlu diketahui dari keterampilan komunikasi lisan adalah memperhatikan bahasa tubuh (body language), mendengarkan dengan kritis, dan menyampaikan dengan jelas. Maka dari itu, keterampilan lisan tidak hanya memperhatikan atau menyampaikan, tetapi menyesuaikan cara bicara pendengar dan memakai pendekatan yang tepat dan sesuai.
2. Keterampilan Komunikasi Tulisan
Keterampilan komunikasi tulisan adalah kemampuan dalam berkomunikasi lewat tulisan yang efektif, sehingga pembaca dapat menampung informasi yang telah ditulis atau diberikan. Dalam dunia kerja, kemampuan komunikasi tulisan sangat penting. Seorang profesional, terutama seorang sekretaris, dituntut untuk mampu menyusun berbagai jenis tulisan, mulai dari email formal hingga laporan yang kompleks. Kemampuan untuk menguasai berbagai gaya penulisan akan sangat membantu dalam mencapai tujuan komunikasi yang diinginkan.
3. Keterampilan Non Verbal
Keterampilan komunikasi non-verbal adalah keterampilan komunikasi yang umumnya diperkuat dengan kemampuan menggunakan bahasa tubuh, nada atau intonasi suara, dan ekspresi wajah. Selain itu, keterampilan ini juga bisa menggunakan simbol, ikon, dan gambar.
Sebagai seorang sekretaris, Anda tidak hanya perlu menyampaikan informasi secara jelas melalui kata-kata, tetapi juga harus memperhatikan bahasa tubuh Anda. Misalnya, saat menyampaikan kabar baik, senyum yang tulus akan membuat penerima pesan merasa lebih positif. Sebaliknya, saat menyampaikan kabar buruk, nada suara yang lembut dan ekspresi wajah yang simpatik akan membantu meredakan ketegangan.
Baca juga: Catat! Ini Panduan Penting Memulai Karir Jadi Sekretaris
Kemampuan Komunikasi yang Harus Dimiliki Sekretaris
Setelah mengetahui jenis-jenis communication skill, pembahasan berikutnya adalah kemampuan komunikasi yang harus dimiliki sekretaris, yaitu:
1. Pendengar yang Aktif
Salah satu kebutuhan dasar manusia adalah kebutuhan untuk memahami dan dipahami. Mendengarkan aktif tidak hanya membantu sekretaris dalam memahami informasi, tetapi juga membangun hubungan yang lebih baik dengan orang lain. Ketika seseorang merasa didengarkan, mereka akan lebih terbuka dan bersedia bekerja sama. Selain itu, mendengarkan aktif juga dapat mencegah terjadinya kesalahpahaman dan konflik.
Contoh penerapan mendengarkan aktif dalam pekerjaan sekretaris adalah ketika menghadiri rapat. Seorang sekretaris harus mampu menangkap poin-poin penting yang dibahas, memahami keputusan yang diambil, dan mencatat semua informasi yang relevan. Hal ini akan sangat membantu dalam menyusun notulen rapat yang akurat dan lengkap.
2. Jelas dan Ringkas
Dalam lingkungan kerja yang dinamis, seorang sekretaris dituntut untuk dapat berkomunikasi secara jelas dan ringkas. Pesan yang disampaikan harus mudah dipahami dan langsung pada tujuan, sehingga tidak membuang waktu dan energi baik bagi si pemberi maupun penerima pesan. Kemampuan ini sangat penting untuk menjaga efisiensi kerja dan menghindari kesalahpahaman. Misalnya, ketika menyampaikan pesan dari atasan kepada bawahan, sekretaris harus memastikan bahwa pesan tersebut mudah dipahami dan tidak ada informasi penting yang terlewatkan.
3. Perhatikan Bahasa Tubuh
Pada dasarnya, komunikasi bukan hanya melalui lisan, tetapi melalui tubuh atau yang lebih dikenal dengan komunikasi bahasa tubuh (body language). Bahasa tubuh berperan sangat penting dalam komunikasi, terutama bagi seorang sekretaris. Gestur, ekspresi wajah, dan postur tubuh dapat menyampaikan pesan yang kuat, bahkan lebih kuat daripada kata-kata.
Misalnya, senyum yang tulus dapat membuat seseorang merasa diterima, sedangkan tatapan mata yang menghindar dapat memberikan kesan tidak tertarik. Dengan menguasai bahasa tubuh yang efektif, seorang sekretaris dapat membangun hubungan yang baik, meningkatkan kepercayaan diri, dan memberikan kesan yang profesional.
4. Kecerdasan Emotional
Kecerdasan emosional adalah kemampuan untuk memahami dan mengelola emosi sendiri dan orang lain agar dapat berkomunikasi dengan efektif, menghindari stres, mengatasi berbagai tantangan, dan menunjukkan empati. Kemampuan ini sangat bermanfaat bagi seorang sekretaris dalam berkomunikasi.
Selain membantu dalam membangun hubungan yang harmonis, kecerdasan emosional juga dapat meningkatkan keterampilan bernegosiasi, memberikan umpan balik yang konstruktif, dan menyelesaikan masalah dengan lebih baik. Sebagai contoh, sekretaris dengan kecerdasan emosional tinggi akan lebih efektif dalam meyakinkan atasan untuk menyetujui proposal atau meredakan ketegangan dalam pertemuan.
5. Percaya Diri
Selain kemampuan yang telah disebutkan di atas, satu hal yang tidak boleh terlewatkan adalah kepercayaan diri. Percaya diri adalah fondasi penting dalam membangun keterampilan komunikasi yang efektif bagi seorang sekretaris. Ketika seorang sekretaris merasa percaya diri, mereka akan lebih berani menyampaikan pendapat, mengajukan pertanyaan, dan mengambil inisiatif. Percaya diri juga memungkinkan seorang sekretaris untuk berbicara dengan nada suara yang jelas dan tegas, serta menjaga kontak mata yang baik, sehingga pesan yang disampaikan lebih meyakinkan.
Penutup
Dalam dunia kerja yang dinamis, seorang sekretaris tidak hanya menjadi penunjang administratif, tetapi juga menjadi jembatan komunikasi yang efektif. Keterampilan komunikasi yang mumpuni menjadi kunci keberhasilan dalam menjalankan tugas, membangun relasi profesional, dan mendukung kelancaran operasional perusahaan. Dengan menguasai berbagai teknik komunikasi, seorang sekretaris dapat menjadi aset berharga bagi organisasi dan berkontribusi pada pencapaian tujuan bersama. Demikian penjelasan berbagai kemampuan komunikasi yang perlu dimiliki oleh sekretaris.
Ingin meningkatkan produktivitas dan akurasi dalam rapat? Kombinasikan keterampilan komunikasi Anda yang mumpuni dengan kecanggihan Widya AI Notulensi. Dengan AI Notulensi, Anda dapat fokus pada interaksi dengan peserta rapat, sementara AI Notulensi akan mencatat setiap detail dengan presisi. Hasilnya? Notulen rapat yang komprehensif dan siap pakai dalam waktu singkat. Yuk, coba sekarang!
