Anda ingin memulai karir menjadi sekretaris? Berikut panduan penting untuk Anda yang ingin memulai karir jadi sekretaris profesional. Seperti yang kita ketahui, pekerjaaan sekretaris bukan hanya sekedar mencatat atau mengarsipkan dokumen. Namun, pekerjaan sekretaris lebih dari sekedar itu. Jika Anda tertarik dalam urusan administrasi, organisasi, dan komunikasi, maka pekerjaan ini bisa menjadi salah satu pilihan yang menjanjikan. Mari, bahas panduan awal untuk memulai karir menjadi sekretaris profesional.
Jenis-Jenis Sekretaris
Meskipun profesi ini terbilang memiliki beban pekerjaan yang banyak. Faktanya, profesi sekretaris terbagi menjadi beberapa jenis dengan tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Adapun tiga jenis sekretaris antara lain sebagai berikut:
1. Sekretaris Pribadi
Jenis pertama yang paling umum adalah sekretaris pribadi. Sekretaris pribadi adalah seorang profesional yang melaksanakan tugas dan fungsi kesekretariatan dari pimpinan atau atasannya. Mereka bekerja secara profesional di belakang layar untuk membranding citra atasannya.
Tanggung jawab sekretaris pribadi, yaitu menangani semua administratif dari atasan misalnya menjadwalkan rapat, membuat MoM, mengelola pengeluaran, hingga menyiapkan rencana perjalanan. Nantinya, sekretaris ini akan sering berinteraksi dengan atasan perusahaan dan memastikan semua berjalan dengan lancar. Bisa dikatakan, sekretaris pribadi akan memberi informasi dan membantu apapun terkait kebutuhan pekerjaan atasannya. Meskipun begitu, sekretaris pribadi ada yang tidak terikat oleh suatu perusahaan. Biasanya mereka ditugaskan untuk menjadi sekretaris secara personal atau perorangan.
2. Sekretaris Organisasi
Berbeda dengan jenis sebelumnya, sekretaris organisasi bekerja dan bertanggung jawab dalam perusahaan. Mereka bekerja profesional dengan mengurusi seluruh kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan kelancaran sebuah perusahaan. Sekretaris organisasi dapat dikatakan sebagai tulang punggung dalam kelancaran operasional suatu organisasi. Keterampilan komunikasi yang baik sangat penting karena harus berinteraksi dengan berbagai pihak luar dan kemampuan bekerja sama dalam tim juga diperlukan.
3. Eksekutif Sekretaris
Terakhir, eksekutif sekretaris adalah seorang profesional yang memiliki peran sebagai asisten pribadi tingkat tinggi bagi seorang pemimpin perusahaan. Jenis ini lebih banyak terlibat dalam pengambilan keputusan, pengelolaan proyek, dan representasi perusahaan. Jika dibandingkan dengan sekretaris jenis lainnya, eksekutif sekretaris memiliki tanggung jawab jauh lebih luas. Biasanya, eksekutif sekretaris akan menangani suatu pimpinan, seperti eksekutif, direktur, atau posisi lainnya yang lebih tinggi.
Baca juga: Apa Itu Eksekutif Sekretaris? Fungsi, Tugas, dan Jenjang Karirnya
Skill yang Harus Dimiliki Sekretaris
Setelah mengenali jenis-jenis sekretaris, Anda perlu memperhatikan skill apa yang perlu dimiliki untuk berkarir menjadi sekretaris. Profesi ini menuntut beragam keterampilan, baik hard skill maupun soft skills. Keterampilan ini akan sangat berguna untuk mendukung kinerja seorang sekretaris dalam menjalankan tugasnya.
1. Communication Skill
Salah satu skill utama yang penting adalah communication skill. Jika ingin berkarir sebagai sekretaris, skill ini wajib dikuasai. Komunikasi tersebut baik lisan maupun tulisan, karena hampir setiap hari tugas dari sekretaris tidak jauh dengan berinteraksi melalui telepon, chat, email, atau secara langsung. Jadi, skill ini wajib dikuasai agar tidak mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya.
2. Management Skill
Tentunya seorang sekretaris harus memiliki management skill. Jika kemampuan manajemen kurang, dikhawatirkan tugas-tugas yang diberikan akan berantakan dan tidak selesai tepat waktu. Management skill penting agar Anda tidak mengalami burnout saat menjalankan profesi ini. Sedikit tips, Anda dapat menggunakan tools untuk membantu mengatur jadwal, seperti Google Calendar, Trello, Notion, dan lainnya.
3. Detail Oriented
Detail oriented adalah skill yang tidak kalah penting bagi sekretaris. Pasalnya, ketika bekerja nanti akan dihadapkan dengan banyaknya tugas berbeda. Mulai dari membuat email, menyiapkan rapat, mengarsipkan dokumen, mengatur perjalanan bisnis, dan lain sebagainya. Satu kesalahan akan berakibat fatal dan merugikan pihak lain. Sebaiknya terus asah kemampuan ini agar terhindar dari kesalahan tersebut.
4. Problem Solving
Skill selanjutnya yang harus dikuasai adalah problem solving. Saat menjalankan tugas, sekretaris akan dihadapkan dalam banyak tantangan. Misalnya, menghadapi klien yang rumit, masalah administrasi, pengambilan keputusan, dan masalah lainnya. Maka dari itu, kemampuan problem solving harus dimiliki agar memudahkan pekerjaan. Jadi, perbanyak membaca dan mencari ilmu untuk mengasah kemampuan tersebut.
5. Proaktif
Selanjutnya, sekretaris harus selalu memiliki inisiatif dan mampu bertindak, tidak menunggu perintah, dan selalu mencari solusi atas masalah yang ada. Sikap proaktif membawa manfaat, baik individu maupun organisasi. Orang yang proaktif cenderung produktif, kreatif, dan memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi. Dalam pekerjaan, sikap ini mendorong inovasi dan meningkatkan efisiensi kerja.
Pahami Etika Sekretaris
Selain mengetahui jenis dan skill apa saja yang dibutuhkan, bagian yang tidak kalah penting adalah memahami etika sekretaris. Setiap tindakan dan perkataan profesi ini mencerminkan citra perusahaan di mata klien, rekan bisnis, dan pihak eksternal lainnya. Etika tidak hanya tentang aturan formal, tetapi bagaimana membangun hubungan interpersonal yang baik. Dengan adanya etika, seorang sekretaris akan lebih mudah berinteraksi dengan atasan, rekan kerja, dan klien.
Salah satu aspek lainnya yang penting dalam etika adalah menjaga kerahasiaan. Seorang sekretaris seringkali berhadapan dengan informasi sensitif. Maka dari itu, Anda harus menjaga kepercayaan atasan dan melindungi kepentingan perusahaan.
Penutup
Itulah penjelasan tentang panduan untuk memulai karir menjadi sekretaris profesional. Dengan pemahaman yang mendalam tentang jenis, skill, dan etika yang dibutuhkan, Anda siap untuk memulai perjalanan karier sebagai seorang sekretaris profesional. Menjadi seorang sekretaris bukan hanya tugas administratif, tetapi membangun hubungan yang baik, memecahkan masalah, dan memberikan kontribusi yang bernilai bagi perusahaan.
Untuk membantu Anda bekerja lebih efisien, cobalah Widya AI Notulensi. Dengan bantuan teknologi kecerdasan buatan (AI), mampu untuk mengkonversi file audio rapat menjadi teks otomatis. Selain itu, tidak hanya menghasilkan teks dan transkrip dari rapat, AI ini membantu menganalisis lebih dalam dan membuat poin-poin penting. Jangan lewatkan kesempatan ini untuk meningkatkan produktivitas Anda sebagai seorang sekretaris!
