Sahabat Widya setuju nggak sih sama pendapat orang yang kadang masih suka meremehkan pekerjaan di bidang administrasi? Kalau Widya kurang setuju, ya. Karena sebetulnya pekerjaan di bagian administrasi itu butuh berbagai skill, lho.
Terlebih lagi kalau kita berbicara tentang administrasi publik, dimana kegiatannya berkaitan dengan kepentingan umum atau masyarakat luas. Tentu saja membutuhkan keahlian seperti manajemen waktu, perlu memperhatikan detail, ketelitian, komunikasi, kerja sama dengan bagian lain, kerja efisien, produktif dan masih banyak lagi.
Lebih jauh, mari kita bahas secara singkat tentang pengertian administrasi publik serta fungsi dan tujuan administrasi secara umum.
Pengertian Administrasi Publik
Administrasi publik berkaitan erat dengan pelayanan publik, lho. Barton dan Chappel dalam bukunya yang berjudul Public Administration: The Work of Government, memandang administrasi publik sebagai ‘work of government’ atau pekerjaan yang dilakukan pemerintah. Dalam hal ini mereka menekankan tentang keterlibatan pemerintah terhadap pelayanan publik.
Apa yang dimaksud pelayanan publik? Dalam undang-undang no. 25 tahun 2009, dijelaskan bahwa pelayanan publik adalah kegiatan/rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan pelayanan administrasi yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.
Apa Saja Fungsi dan Tujuan Administrasi?
Fungsi administrasi berkaitan erat dengan pencatatan. Akan tetapi kalau dibahas sedikit lebih detail, maka fungsi dari administrasi adalah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengadaan tenaga kerja (staffing), pengarahan atau bimbingan (directing), pengkoordinasian (coordinating), pelaporan (reporting) dan penganggaran (budgeting).
Sedangkan tujuan administrasi adalah untuk mengamankan, menghimpun dan menyimpan catatan atau data penting dan juga untuk memonitoring atau mengevaluasi kegiatan dalam organisasi perkantoran.
Melihat dari pembahasan diatas, maka bisa kita lihat bahwa peran administrasi sangatlah penting. Baik itu dalam sektor bisnis, pendidikan hingga pemerintahan. Mengapa? Karena, administrasi merupakan salah satu faktor pendukung kelancaran pelaksanaan berbagai kegiatan demi mencapai suatu tujuan. Bisa tujuan pribadi maupun umum (publik)
Oke, kalau gitu sekarang saatnya kita cari tahu yuk, apa saja keuntungan chatbot AI dan bagaimana penerapan chatbot untuk administrasi publik. Baca sampai habis, ya.
Baca juga artikel Chatbot Smart City: Pelayanan Publik dengan Sekali Klik
Keuntungan Chatbot
Dukungan teknologi artificial intelligence (AI) membuat chatbot dapat melakukan banyak hal secara otomatis. Berikut keuntungan yang ditawarkan oleh chatbot khususnya dalam hal pelayanan publik.
- Menyediakan layanan online selama 24 jam yang sangat menguntungkan terutama di masa pandemi seperti saat ini.
- Chatbot AI dapat mengumpulkan feedback masyarakat dengan cepat dan dalam jumlah masif.
- Menawarkan kemudahan akses terhadap informasi maupun dokumen.
- Lebih efisien dan ekonomis. Mengadopsi chatbot AI akan memberikan dampak positif berupa efisiensi kerja, menghemat waktu serta mengurangi cost/biaya.
- Menyediakan jawaban atau informasi yang selalu konsisten sehingga tidak akan membuat masyarakat menjadi bingung.
- Kecepatan respon begitu tinggi. Dengan respon yang cepat, aduan atau permasalahan masyarakat dapat lebih cepat terselesaikan.
7 Contoh Penerapannya untuk Administrasi Publik
1. Informasi publik
Masyarakat dapat dengan mudah mengakses informasi yang bersifat publik melalui chatbot. Misalnya, lokasi dan jam operasional kantor, fasilitas terbaru, rencana pemadaman listrik, lokasi ataupun rencana konstruksi mendatang.
Bisa juga informasi mengenai bencana alam, non-bencana alam, kerusuhan sosial dan berbagai informasi publik lainnya.
2. Informasi transportasi
Chatbot dapat menunjukkan berbagai lokasi transportasi umum seperti halte, terminal, stasiun, pelabuhan dan bandara. Lengkap dengan jadwal keberangkatan serta rute menuju lokasi transportasi umum tersebut. Kalau dibantu chatbot, kamu dijamin nggak akan nyasar lagi.
3. Informasi pajak
Ingin tahu tentang berbagai informasi pajak? Tinggal akses chatbot aja, dia akan menjawab semua pertanyaan kamu. Mulai dari informasi umum tentang direktorat jenderal pajak, prosedur layanan pajak, jatuh tempo pajak, peraturan terbaru hingga informasi tata cara pengaduan.
4. Informasi event
Kemudian informasi seperti event tahunan, acara budaya, festival budaya maupun musik, pameran dan event menarik lainnya dapat dengan mudah diakses lewat chatbot AI. Dengan begitu, masyarakat nggak bakal ketinggalan informasi dan jadi bisa ikut memeriahkan setiap acara, deh.
5. Informasi layanan kesehatan
Masyarakat dapat menanyakan kepada chatbot mengenai informasi yang berkaitan dengan pelayanan atau informasi kesehatan. Misalnya informasi terbaru perkembangan COVID-19, informasi fasilitas kesehatan, lokasi rumah sakit terdekat dan berbagai informasi kesehatan lainnya.
6. Informasi imigrasi
Bagi para imigran atau masyarakat yang ingin berurusan dengan bagian imigrasi, kamu bisa mengakses chatbot untuk mengajukan pertanyaan, mengakses informasi imigrasi, antrean paspor online, maupun informasi pengajuan atau pengurusan dokumen penting.
7. Perizinan bisnis
Chatbot AI bisa memberikan informasi tentang perizinan bisnis, lho. Mulai dari tata cara atau prosedur pembuatan izin usaha, aturan pemerintah setempat terkait perizinan bisnis, jenis-jenis izin usaha dan berbagai informasi lain.
Baca juga artikel 7 Perusahaan Ini Pakai Chatbot sebagai Asisten Virtual, Lho!
Bagaimana Penerapan Chatbot Administrasi Publik di Indonesia?
1. Kementerian Komunikasi dan Informasi
Pada tahun 2020 lalu, Kemenkominfo telah mengeluarkan Chatbot WhatsApp Covid 19 dengan tujuh informasi pilihan, yakni A. Kabar Covid-19 terkini di Indonesia B. Sebenarnya apa sih Covid-19 itu? C. Apa saja gejala Covid-19? D. Bagaimana cara melindungi diri? E. Bagaimana cara melindungi orang lain? F. Masker perlu gak sih? dan G. Rumah Sakit Rujukan Covid-19.
Selain menyediakan Chatbot WhatsApp Covid 19, Kemenkominfo juga meluncurkan Chatbot Anti Hoaks pada tahun 2019 untuk menjawab segala pertanyaan publik mengenai informasi atau berita yang telah tersebar tetapi masih diragukan kebenarannya.
2. Kementerian Kesehatan
Disamping meluncurkan aplikasi Peduli Lindungi, kemenkes juga mengeluarkan Chatbot WhatsApp Peduli Lindungi yang dikhususkan untuk melayani aduan masyarakat terkait masalah vaksinasi. Seperti sertifikat vaksin, status vaksin, memperbaiki atau mengubah data diri dalam sertifikat dan lain-lain
3. Kementerian Perdagangan
Demi meningkatkan layanan administrasi kependudukan secara online (daring), kemendagri memutuskan untuk menghadirkan chatbot pintar berteknologi artificial intelligence (AI) bernama GISA.
Masyarakat bisa berinteraksi dengan chatbot GISA untuk menanyakan informasi layanan, prosedur pembuatan KTP atau KK, akta kelahiran, informasi biaya, lokasi kantor kemendagri dan sebagainya.
Semoga informasi di atas bisa menambah informasi Sahabat Widya dan bikin kalian makin tertarik buat pakai chatbot ya. Oh iya, sebelum berpisah, Widya mau merekomendasikan produk chatbot yang oke banget, nih. Namanya Chatbot Widya Wicara.
Udah pernah denger belum? Pasti udah dong. Chatbot Widya Wicara kan pinter banget, bisa diintegrasikan ke berbagai platform seperti Facebook, WhatsApp, Telegram, sampai Line pula. Jadi makin mudah diakses oleh masyarakat luas kan.
Langsung kunjungi website kami www.widyawicara.com dan miliki produknya!
