Sekretaris umumnya bertanggung jawab dalam menjalankan perintah dari pimpinan terkait tugas administrasi, pencatatan, dan pengarsipan. Namun, saat ini terdapat istilah eksekutif sekretaris yang memiliki keterampilan lebih kompleks. Tidak hanya menjadi asisten administratif, tetapi memiliki peran strategis bagi para pemimpin perusahaan. Artikel ini akan mengulas lebih dalam mengenai penjelasan profesi ini serta fungsi, tugas, dan bagaimana jenjang karirnya.
Apa Itu Eksekutif Sekretaris?
Eksekutif sekretaris adalah seorang profesional yang memiliki peran sebagai asisten pribadi tingkat tinggi bagi seorang pemimpin perusahaan. Mereka terlibat dalam pengambilan keputusan, pengelolaan proyek, dan representasi perusahaan. Sehingga, diharapkan eksekutif sekretaris memiliki kemampuan mendalam tentang bisnis perusahaannya dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
Perbedaan Eksekutif Sekretaris vs Sekretaris Umum
Jika dibandingkan dengan sekretaris umum, eksekutif sekretaris memiliki tanggung jawab yang jauh lebih luas. Apabila sekretaris biasa hanya terlibat menangani seluruh perusahaan atau organisasi, maka profesi eksekutif sekretaris lebih fokus pada satu bagian divisi atau unit suatu perusahaan. Jika kliennya adalah perorangan maka eksekutif sekretaris akan menangani satu pimpinan. Baik eksekutif, direktur, atau posisi lainnya yang lebih tinggi.
Profesi ini memainkan peran penting dalam menjaga alur kerja yang efisien. Keahlian yang dibutuhkan melibatkan kemampuan manajemen waktu yang baik, komunikasi, dan keahlian teknologi informasi. Maka dari itu, penting bagi seorang sekretaris eksekutif membutuhkan kemampuan multitasking untuk tugas sehari-hari.
Fungsi Eksekutif Sekretaris
Tugas profesi ini mencakup tiga fungsi utama dalam mendukung kinerja pimpinan, yaitu fungsi administratif, fungsi penghubung, dan fungsi strategis. Ketiga fungsi berkaitan dengan pekerjaan pimpinan perusahaan. Berikut ini penjelasan tentang fungsinya sebagai berikut:
1. Fungsi Administratif
Fungsi pertama adalah mengelola tugas-tugas administratif secara efektif dan membantu pimpinan untuk fokus pada tugas strategis. Misalnya, pengelolaan jadwal kegiatan, penanganan korespondensi, pembuatan laporan, perjalanan bisnis, dan pengelolaan dokumen. Ketelitian yang tinggi dalam menjalankan fungsi ini penting untuk menjaga akurasi data dan reputasi perusahaan.
2. Fungsi Penghubung
Fungsi kedua adalah penghubung antara pemimpin dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal perusahaan. Mereka harus mampu membangun hubungan baik dengan berbagai pihak, baik atasan, rekan kerja, maupun pihak eksternal. Mereka juga harus memahami prioritas pemimpin dan mampu menyajikan informasi yang relevan, dan akurat.
3. Fungsi Strategis
Satu hal yang membedakan sekretaris umum dengan eksklusif sekretaris adalah fungsi strategisnya. Mereka berperan aktif dalam proses mengambil keputusan strategis perusahaan. Misalnya, menyusun rencana bisnis, melakukan analisa pasar, dan mengidentifikasi peluang bisnis baru. Eksekutif sekretaris diibaratkan sebagai project manager atau anggota tim proyek, mengkoordinasikan berbagai sumber daya, dan memastikan proyek berjalan sesuai rencana.
Tugas Eksekutif Sekretaris
Tanggung jawab seorang eksekutif sekretaris sangat luas dan mencakup berbagai fungsi operasional perusahaan. Tugas mereka bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan pimpinan serta dinamika perusahaan. Namun, berikut ini daftar tugas sekretaris secara umum:
- Mengatur rapat pimpinan dengan berbagai pihak.
- Membuat notulensi rapat untuk arsip perusahaan.
- Melakukan update jadwal pimpinan yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan.
- Menangani dan merespon telepon, email, dan korespondensi lainnya.
- Menyusun dan memelihara sistem pengarsipan dokumen.
- Mengelola persediaan kantor dan peralatan.
- Membantu dalam mengkoordinasikan proyek dan pelaksanaan tugas-tugas administratif terkait proyek.
Baca juga: Tak Hanya Mengurus Dokumen, Kenali Tugas dan Funsgi Sekretaris Perusahaan
Jenjang Karir di Masa Depan
Jenjang karir seorang eksekutif sekretaris sangatlah dinamis dan menawarkan berbagai peluang untuk berkembang. Pengalaman dan keterampilan yang terus diasah akan memberikan peluang untuk naik ke posisi yang lebih senior, seperti assistant manager, kepala departemen administrasi, bahkan manager.
Selain itu, profesi ini juga memiliki peluang untuk beralih ke bidang lain. Keterampilan mereka sehari-hari, seperti komunikasi, organisasi, dan manajemen yang dimiliki oleh profesi ini sangat dibutuhkan di berbagai bidang, seperti hubungan masyarakat, bisnis, atau pemerintahan. Sementara itu, rentang gaji profesi satu ini adalah Rp5.000.000-Rp7.000.000. Nominal ini bisa lebih tinggi tergantung dengan pengalaman dan perusahaan.
Penutup
Demikian penjelasan tentang apa itu eksekutif sekretaris, fungsi, tugas, dan jenjang karirnya. Sebagai seorang sekretaris, pasti Anda sering dihadapkan dengan tantangan seperti membuat notulen yang lengkap dan akurat dalam waktu yang singkat. Tenang, Widya AI Notulensi hadir sebagai solusi Anda untuk mengatasi tantangan tersebut. Dilengkapi fitur AI Summarizer, yaitu pencatatan otomatis yang dapat menganalisis dan merangkum transkrip rapat lebih efisien, kemampuan mengkonversi suara menjadi teks lebih cepat dan akurat, serta integrasi dengan berbagai platform Zoom, Google Meet, dan Microsoft Teams. Jangan lewatkan kesempatan ini untuk meningkatkan produktivitas Anda! Cobalah Widya AI Notulensi sekarang dan rasakan perbedaannya.
