Bagaimana Penulisan Notulen Rapat yang Baik?

Menulis notulensi merupakan hal wajib ketika sedang rapat. Sebab notulensi adalah catatan penting yang berisikan rangkuman keseluruhan isi rapat. Saking pentingnya, jangan sampai ada poin yang terlewat. Kita harus menulisnya dengan urut dan rapi. Tetapi, bagaimana format notulensi yang benar? Mari kita simak!

Notulensi sebenarnya tidak hanya dibutuhkan untuk rapat formal saja. Rapat informal seperti diskusi, seminar, atau webinar sekalipun membutuhkannya. Notulensi digunakan sebagai bukti berlangsungnya kegiatan dan menjadi pedoman bagi peserta lain yang melewatkan kegiatan diskusi atau rapat. 

          Baca juga artikel Ini Alasan Mengapa Notulen Rapat Penting untuk Dibuat!

 

Apa Saja Hal Yang Mesti Dicatat Saat Notulensi? 

Dalam notulen rapat sebaiknya mencantumkan poin-poin ini agar notulensi terlihat rapi dan efektif, berikut poin-poin yang dimaksud: 

  1. Informasi Dasar 
    Seperti judul rapat/kegiatan, nama pemimpin rapat, dan waktu pelaksanaan. 
  2. Identitas Peserta 
    Cantumkan seluruh identitas peserta rapat/kegiatan baik pihak internal maupun eksternal. 
  3. Topik/Tujuan Rapat 
    Catat pula topik utama atau tujuan utama mengapa rapat diadakan. 
  4. Pembahasan
    Tulis secara runtut waktu poin yang dibahas atau keputusan apa saja yang diambil saat berlangsungnya rapat. 
  5. Lampiran Dokumentasi 
    Dokumentasi bisa berupa foto, rekaman suara, atau rekaman ruang rapat online (Google meet, Zoom, dan lain sebagainya) saat rapat berlangsung. 
  6. Jadwal Rapat Selanjutnya 
    Tuliskan jadwal/agenda rapat selanjutnya jika topik yang dibahas sekiranya masih akan dilanjutkan pada rapat selanjutnya. 

 

Contoh dalam format seperti ini: 

          Notulen Rapat Tim Digital Marketing PT. Maju Terus Pantang Mundur 

Tanggal : Jum’at, 14 Januari 2022

Waktu : 11.00 – 12. 30 WIB 

Tempat : Google Meet (Room code : 321-hhH-xv45) 

Tujuan Pembahasan : Strategi Content Marketing untuk Menaikan Engagement Sosial Media

Anggota Rapat : Ahmad (Digital Marketing Manager), Dito (Content Marketing), Jesika (Social Media Specialist), Nara (Content Writer), dan Hanif (Graphic Designer). 

Poin Pembahasan : 

  • Evaluasi strategi content marketing yang sudah berjalan. 
  • Mengatur ulang strategi baru yang lebih efektif dan efisien. 

Hasil Keputusan : 

  • Memperkuat konten di sosial media dengan menyesuai tren dan algoritma sosial media terkini. Content Writer berkoordinasi dengan Graphic Designer untuk mulai membuat Content Planning.
  • Menambahkan konten artikel di blog dengan topik dan SEO sesuai tren. 
  • Berkolaborasi dengan influencer-influencer social media. Content Marketing dapat menghubungi para influencer yang sudah disebutkan sebelum tanggal 14 Februari 2022. 

Jadwal Rapat Lanjutan : 

Senin, 17 Januari 2022, membahas content planning dan progres kerja sama influencer. 

Notulis : Nara

Lampiran : 

Link Drive Rekaman Rapat 14 Januari 2022

Format seperti ini bisa kamu gunakan untuk berbagai macam kegiatan. Tidak mesti untuk rapat kantor saja. Tetapi juga untuk notulensi diskusi bersama kelompok belajar, diskusi komunitas, dan diskusi publik. Webinar atau kelas online yang juga bisa menggunakan format notulensi ini, loh. 

Dengan format yang rapi dan detail seperti ini, teman-teman dan peserta rapat jadi bisa lebih mudah untuk membacanya. Sehingga tidak ada lagi yang namanya selisih paham karena salah sambung komunikasi. Notulensi pun dapat menjadi pengingat untuk peserta rapat. Entah tentang topik rapatnya atau jadwal jadwal rapat lanjutannya. 

         Baca juga artikel Cara Bikin Notulen Tanpa Harus Ngetik

 

Dilema Seorang Notulis 

Dalam rapat, biasa ada seseorang yang ditugaskan menjadi seorang notulis. Notulis tidak boleh kehilangan fokus sebab tidak boleh ada satupun poin yang tertinggal. Sayangnya, manusia tidak luput dari dosa. Ada saja kesalahan yang sering terjadi dalam proses notulensi. Apalagi jika seorang notulis harus melakukan beberapa pekerjaan dalam satu waktu. 

Belum lagi saat rapat dilangsungkan di platform online. Ada saja yang menghambat jalannya rapat seperti jaringan tidak stabil, device yang bermasalah, sampai suara tetangga yang sedang memotong keramik atau ayam peliharaan bapak yang lagi cerewet. 

Eits, tidak usah khawatir. Kalian bisa gunakan Notulensi Otomatis Widya Wicara yang dapat digunakan untuk memudahkan notulensi rapat online menggunakan google meet. Notulensi Widya Wicara dapat mentranskrip percakapan menjadi teks selama rapat. Plugin ini juga mendukung percakapan dalam bahasa indonesia.  Kemudian semua percakapan akan disimpan ke dalam bentuk dokumen word. 

Memudahkan sekali bukan? Notulis tidak perlu repot-repot lagi melakukan multitasking yang memusingkan. Cukup dengan satu kali klik Notulensi Widya Wicara, isi rapat akan langsung diubah ke dalam dokumen siap pakai. 

Dan pastinya, transkripsi ini dijamin aman. Semua transkripsi rapat akan langsung masuk ke google drive anda. Jadi, tunggu apa lagi? Kunjungi website kami www.widyawicara.com/stt atau hubungi kontak pemasaran kami untuk informasi lebih lanjut. 

Coba Speech to Text Gratis!

Post Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *