Anda ditugaskan atasan untuk membuat notulensi rapat? Bingung bagaimana formatnya? Berikut ini contoh template notulensi rapat lengkap dengan format dan cara membuatnya.
Dalam dunia kerja, Anda pasti terlibat dalam aktivitas meeting atau rapat, entah dengan rekan kerja, divisi, atasan, maupun klien. Setelah rapat selesai biasanya akan dibagikan sebuah notulen yang dikirim melalui email atau group chat.
Notulen berfungsi sebagai catatan singkat mengenai jalannya rapat atau pertemuan termasuk hal yang dibicarakan dan diputuskan. Maka dari itu, sekretaris atau staf administrasi perlu memahami notulen rapat.
Apa Itu Notulensi Rapat?
Notulen adalah catatan singkat tentang jalannya sebuah pertemuan secara keseluruhan, mulai dari tempat, waktu, peserta, materi yang dibahas, dan hasil diskusi rapat. Selain rapat, ada pertemuan lain yang kerap membutuhkan notulen, seperti seminar, presentasi, sidang, dan diskusi.
Fungsi Notulensi Rapat
Untuk semakin memahami tentang notulensi rapat, berikut fungsi notulen rapat yang perlu Anda ketahui:
1. Catatan Resmi
Pertama, notulensi rapat berfungsi sebagai catatan resmi yang mendokumentasikan secara tertulis seluruh rangkaian pembahasan, keputusan, dan kesepakatan selama rapat.
Catatan resmi berfungsi menjadi bukti tertulis sebagai referensi mendatang, membantu menghindari kesalahpahaman, serta menjelaskan siapa saja yang bertanggung jawab atas tugas yang telah ditentukan.
2. Sebagai Pengingat
Notulensi rapat memiliki fungsi sebagai pengingat efektif bagi seluruh peserta rapat. Setelah pertemuan usai, notulensi berperan sebagai referensi yang memuat poin-poin penting, keputusan, dan tugas yang perlu ditindaklanjuti.
Dengan adanya notulensi, setiap peserta dapat mengulang kembali apa yang dibahas dan diputuskan, memastikan bahwa tidak ada detail yang terlewat.
3. Efisiensi Waktu
Karena, notulensi langsung dibagikan melalui email atau group chat, peserta telah mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing, sehingga dapat fokus mengerjakannya setelah rapat. Hal tersebut membantu Anda dan tim untuk meningkatkan efisiensi kerja sehingga lebih hemat waktu.
Format Notulensi Rapat
Karena notulensi adalah catatan yang penting, maka dalam pembuatannya tidak boleh asal. Isinya harus dibuat dengan struktur dan format yang baik agar dapat dipahami semua orang. Mungkin format penulisan rapat setiap perusahaan memiliki perbedaan. Namun, yang akan dibahas disini adalah format notulensi yang umum digunakan baik untuk rapat kerja formal, rapat bisnis, ataupun diskusi biasa.
1. Judul, Tempat, dan Waktu Pelaksanaan
Format pertama yang paling penting dan tidak boleh dilewatkan adalah judul rapat yang biasanya ditulis sesuai dengan tujuan diadakannya rapat. Misalnya rapat mingguan tim marketing, judul rapat ditulis “Notulen Rapat Mingguan Tim Marketing.”
Selanjutnya, tambahkan tempat dan waktu pelaksanaan untuk tolak ukur rapat berjalan kondusif atau tidak. Tempat dan waktu pelaksanaan juga digunakan untuk arsip sekretaris agar terorganisir.
2. Daftar Anggota yang Hadir
Apakah perlu daftar anggota hadir ditulis dalam notulensi? Jawabannya perlu. Tujuannya adalah untuk memudahkan untuk mengetahui siapa yang absen, siapa yang mengambil keputusan, dan siapa yang ditugaskan nantinya setelah keputusan diambil. Jika anggota rapat dirasa terlalu banyak, cukup tuliskan peserta yang berperan dalam mengambil keputusan.
3. Pembahasan dan Hasil Keputusan Rapat
Selanjutnya bagian yang penting dalam format notulensi adalah menulis pembahasan dan hasil keputusan rapat. Pada bagian ini Anda bisa menuliskan dalam poin-poin agar memudahkan pembaca.
Kemudian hasil rapat, jelaskan lebih detail dengan menambahkan penugasan anggota atau langkah-langkah apa saja yang dilakukan dari rencana kegiatan yang dibuat.
4. Lampiran Dokumen Terkait
Lampiran dokumen terkait dalam notulensi rapat berfungsi sebagai tambahan informasi yang mendukung pembahasan atau keputusan yang diambil selama rapat. Umumnya, lampiran berisi presentasi, laporan keuangan, diagram, daftar anggaran, atau data lainnya yang relevan dengan topik diskusi.
Contoh Template Notulensi Rapat
Berikut ini contoh template notulensi rapat yang dapat Anda gunakan pada berbagai pertemuan.
Teknologi AI untuk Catat Rapat Anti Ribet
Tips tambahan bagi Anda seputar notulensi rapat, kini terdapat teknologi AI yang memudahkan untuk mencatat rapat secara otomatis. Dengan AI, pencatatan rapat kini bisa dilakukan secara otomatis dan real-time, menghemat waktu serta tenaga.
Berbagai platform AI kini mampu merekam, mentranskrip, dan menyusun ringkasan rapat secara cepat, memastikan tidak ada detail penting yang terlewat. AI ini bisa mengenali suara dan menangkap poin-poin utama dari diskusi, bahkan mengidentifikasi pembicara dan mencatat tanggung jawab yang diberikan kepada tiap anggota.
Jika Anda tertarik dengan keunggulan dan kemudahan teknologi ini, Anda bisa mencoba Widya AI Notulensi. Dapatkan akses ke template notulensi, tips praktis, dan teknologi terbaru yang akan membuat rapat Anda lebih efisien. Coba daftar dan buktikan kemudahan dalam mencatat rapat tanpa ribet.
Baca juga: Mengenal Istilah Notulen, Notulis, dan Notula: Pengertian, Fungsi, dan Teknik Penulisan