Menjadi seorang sekretaris yang profesional tidak hanya membutuhkan kemampuan administrasi dasar, tetapi juga keterampilan istimewa yang mendukung kinerja di berbagai situasi. Jika kamu ingin menjadi sekretaris profesional, berikut skill istimewa yang wajib kamu miliki!
1. Personality
Skill istimewa pertama wajib dimiliki sekretaris profesional adalah personality. Personality atau kepribadian adalah karakteristik unik dan konsisten yang dimiliki setiap individu. Sekretaris profesional selalu menunjukan sikap yang sabar, tekun, disiplin, jujur, rajin, dan penampilannya selalu rapi. Selain itu, penting untuk menjaga etika baik ketika berbicara, makan, duduk, dan lainnya.
2. Multibahasa
Kemampuan multi bahasa adalah salah satu skill istimewa yang berharga bagi seorang sekretaris profesional. Banyak perusahaan yang memiliki klien atau mitra bisnis dari berbagai negara. Kemampuan multibahasa akan membantu kamu dalam menerjemahkan dokumen, menyusun email, atau juru bicara dalam pertemuan bisnis. Maka dari itu, menguasai lebih dari satu bahasa menjadi investasi jangka panjang bagi sekretaris.
3. Kemampuan Mengetik
Skil istimewa ketiga yaitu kemampuan mengetik bagi seorang sekretaris. Mungkin sebagian orang mengira ini adalah hal yang mudah dilakukan. Tetapi, kenyataannya tidak semua orang dapat mengetik dengan 10 jari.
Kemampuan mengetik ini diperlukan khususnya ketika menjadi notulen rapat. Sekretaris akan dituntut untuk mendengar sekaligus mengetik secara cepat agar poin-poin penting dalam rapat tercatat dengan baik.
Namun, jangan khawatir karena sekarang tugas mencatat rapat dapat dibantu dengan AI. Salah satu teknologi bernama Widya AI Notulensi. Alat ini bantu kamu untuk transkrip dari audio menjadi teks dengan mudah.
Menerapkan teknologi Speech to Text (STT) adalah sistem yang mengidentifikasi kata kemudian mengubahnya menjadi tulisan. Dengan kecanggihan ini, kamu tidak perlu repot-repot lagi mengetik ketika rapat berlangsung.
4. Paham Teknologi
Di zaman yang serba maju sekarang ini, sekretaris harus selalu update dengan teknologi. Teknologi tidak hanya mempermudah pekerjaan, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam menjalankan tugas sehari-hari. Kemampuan untuk memahami dan memanfaatkan teknologi dengan baik juga membuat sekretaris lebih tanggap terhadap perubahan, memudahkan adaptasi dengan perangkat baru atau pembaruan sistem yang mungkin diterapkan di perusahaan.
5. Mampu Menjaga Rahasia
Sekretaris sering dikenal sebagai tangan kanan perusahaan, artinya merupakan karyawan yang paling dipercaya oleh pimpinan untuk mengetahui segala informasi di perusahaan. Sekretaris seringkali memiliki akses ke informasi sensitif, baik berkaitan dengan keputusan bisnis, rencana perusahaan, maupun data pribadi atasan atau kolega. Kemampuan menjaga rahasia memperlihatkan profesionalisme dan kedewasaan seorang sekretaris dalam menghadapi situasi.
6. Keterampilan Berkomunikasi
Seperti yang kita tahu, bahwa keterampilan berkomunikasi adalah skill penting terlebih lagi bagi seorang sekretaris. Kemampuan berkomunikasi secara efektif menjadi kunci dalam membangun hubungan yang solid dengan atasan, rekan kerja, klien, dan pihak eksternal lainnya. Lebih dari itu, komunikasi yang baik juga berperan penting dalam menjaga citra positif perusahaan.
Baca juga: 5 Skill Komunikasi yang Harus Dimiliki Sekretaris
7. Memiliki Human Relation Skill
Human relation skill atau keterampilan hubungan manusia adalah kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain, baik dalam situasi kerja maupun organisasi. Human relation skill dianggap penting bagi seorang sekretaris karena keterampilan ini mencakup kemampuan dalam memahami dan berempati dengan orang lain, kemampuan berkomunikasi, bekerjasama, dan memotivasi orang lain. Dalam dunia profesional, sekretaris sering berinteraksi dengan berbagai pihak, mulai dari atasan, rekan kerja, hingga klien perusahaan.
Penutup
Menjadi seorang sekretaris profesional bukan hanya sekedar tugas administratif. Dengan menguasai skill-skill istimewa akan membuka peluang untuk berkembang lebih jauh dalam karier. Jadi, apakah kamu siap untuk menjadi sekretaris yang profesional? Mulailah dengan mengidentifikasi skill-skill yang perlu kamu asah.
Ikuti pelatihan, workshop, atau kursus yang relevan. Jangan ragu untuk memperluas jaringan dan belajar dari pengalaman orang lain. Dengan dedikasi dan kerja keras, kamu pasti bisa mencapai tujuan karir mu.