Menulis notulensi merupakan agenda wajib saat melakukan rapat, baik itu rapat formal maupun informal. Mulai dari rapat bisnis sampai rapat organisasi. Melalui hasil notulen, kita bisa mengetahui bagaimana jalannya sebuah rapat, apakah rapat tersebut berjalan dengan baik atau tidak.
Selain itu, notulen rapat juga memiliki beberapa peran penting seperti di bawah ini:
Baca juga artikel 5 Poin Penting dalam Format Penulisan Notulensi yang Baik
Notulensi sebagai acuan agenda rapat
Sebelum rapat dimulai, biasanya agenda pembahasan rapat sudah tersusun dan diutarakan terlebih dahulu. Namun, karena banyaknya agenda yang dibahas, bisa saja para anggota melupakan satu atau beberapa agenda. Oleh karena itu, notulen rapat penting sebagai acuan agenda mana yang belum dibahas.
Notulensi sebagai informasi bagi anggota yang tidak hadir
Dalam sebuah rapat, biasanya ada satu atau beberapa anggota yang absen karena suatu hal. Namun, karena rapat harus tetap berlangsung, maka dibutuhkan notulen rapat untuk memberitahukan jalannya rapat pada pihak yang berhalangan hadir.
Notulensi sebagai dokumentasi rapat
Informasi dalam rapat tidak hanya ditujukan kepada anggota yang tidak hadir, tapi juga untuk keperluan dokumentasi. Dokumentasi ini nantinya akan diperlukan untuk membuat keputusan, merencanakan langkah-langkah ke depan, atau sekadar menjadi bukti pembahasan rapat.
Notulensi sebagai pedoman rapat selanjutnya
Notulen rapat pertama akan menjadi pedoman agenda rapat yang kedua, begitu seterusnya. Hal ini karena kemungkinan ada beberapa agenda yang belum selesai dalam rapat terdahulu. Maka dari itu, notulen penting untuk efisiensi waktu sehingga tidak mengulang pembahasan sebelumnya.
Baca juga artikel Capek Nyatet Terus? Pakai Speech to Text Aja!
Karena pentingnya notulen atau catatan dalam sebuah rapat, maka para notulis perlu membuat notulen dengan rapi dan mudah dipahami. Jangan sampai notulis kehilangan fokus dan alpa dalam proses pencatatan jalannya rapat. Duh, krusial banget ya?
Pekerjaan membuat notulen rapat bukanlah pekerjaan mudah. Memanfaatkan teknologi speech to text (STT) menjadi salah satu jalan keluar agar notulis bisa menulis dan merapikan kembali hasil rapat secara terstruktur, jelas, dan sangat mudah.
Untuk kamu yang ingin tau gimana teknologi speech to text membantu pekerjaanmu, kamu bisa langsung cek di laman Speech to Text Widya Wicara!