Jangan Panik! Ini Cara Memimpin Rapat Pertama Kali

cara memimpin rapat

Memimpin rapat pertama kali memang sering kali terasa mendebarkan, tetapi penuh tantangan. Anda memiliki kesempatan untuk menunjukan kemampuan dalam memimpin, menginspirasi tim, dan menciptakan ide kreatif bersama. 

Tapi kenyataanya, rasa gugup seringkali membuat kita tidak fokus. Artikel ini akan membagikan panduan sederhana memimpin rapat untuk Anda yang baru pertama kali. 

1. Tetapkan Tujuan Rapat

Langkah pertama yang perlu dilakukan untuk memimpin rapat dengan baik adalah menetapkan tujuan rapat.

Dikutip dari Learn G2, Anda bisa menyusun tujuan rapat dengan metode SMART. Jadi, tujuan yang ditetapkan harus Specific (Spesifik), Measurable (Dapat Diukur), Attainable (Dapat Diraih), Relevant (Relevan), dan Time Bound (Ada batas waktu tertentu).

2. Persiapkan Agenda yang Jelas

Langkah kedua, sebelum rapat dimulai, pastikan Anda memiliki agenda terstruktur. Tuliskan topik yang akan dibahas, durasi untuk setiap pembahasan, dan tujuan yang ingin dicapai. Agenda yang tersusun rapi akan membantu rapat berjalan lebih terarah dan efisien.

3. Kenali Peserta Rapat

Jika memungkinkan, pelajari latar belakang peserta rapat. Kenapa ini diperlukan? Hal ini akan membantu Anda memahami peran dan bagaimana mereka dapat berkontribusi. 

Selain itu, cara ini juga membantu Anda membangun koneksi lebih baik dengan mereka.

4. Mulai dengan Pengenalan dan Tujuan

Awali rapat dengan menyapa peserta dan memperkenalkan diri. Ceritakan sedikit latar belakang dan peran Anda dalam rapat tersebut.

Hindari tujuan yang terlalu umum seperti “membahas masalah proyek”. Gunakan kalimat, seperti “mencari solusi untuk mengoptimalkan  jadwal proyek yang akan selesai dua minggu lebih cepat.”

Tawarkan mereka untuk memberikan masukan, bertanya, atau berbagi ide. Dengan awalan rapat yang baik, maka rapat akan berjalan lebih lancar.

5. Mulai Diskusi 

Dengarkan setiap pertanyaan dan pendapat orang-orang, kemudian catat poin-poin yang disampaikan. Hindari memotong pembicaraan kecuali benar-benar diperlukan dan usahakan untuk merespon secara positif.

Jika diskusi mulai melenceng dari agenda, arahkan kembali dengan lembut. Misalnya “Masukan ini sangat menarik, tetapi mungkin bisa membahasnya lebih mendalam di sesi lain.”

6. Mengelola Waktu dengan Bijak

Hindari pemborosan waktu dengan membatasi durasi setiap topik. Gunakan timer jika diperlukan agar setiap poin dibahas sesuai rencana.

Sebagai contoh, jika sebuah topik hanya diberi 15 menit Anda bisa mengatakan “Kita masih punya 5 menit lagi untuk menyelesaikan topik ini, jadi mari kita simpulkan.”

7. Penutupan Rapat

Sebelum rapat resmi ditutup, pastikan ada beberapa langkah penting yang harus Anda lakukan untuk memastikan semua peserta memahami. 

Pertama, rangkum poin-poin utama yang sudah dibahas, pastikan semua peserta memahami tugas masing-masing, beri peserta untuk mengajukan pertanyaan kembali atau menyampaikan masukan, jika perlu rapat lanjutan segera tentukan tanggal, dan ucapkan terima kasih atas waktu dan antusiasnya.

8. Catat Hasil Rapat

Selama rapat berlangsung, sangat penting untuk mencatat hasil pembahasan secara terstruktur. 

Anda dapat menunjuk seseorang untuk menjadi notulen, yaitu orang yang bertugas mencatat poin-poin penting, keputusan yang diambil, dan tindak lanjut yang disepakati.

Setelah rapat selesai, bagikan notulen kepada semua peserta atau mengirimnya melalui email.

Baca juga: Contoh Template Notulensi Rapat Lengkap dengan Format dan Cara Membuatnya

Penutup

Demikian langkah-langkah mudah yang dapat Anda ikuti untuk memimpin rapat pertama kalinya. Memimpin rapat pertama kali memang terasa menegangkan. Namun, dengan persiapan yang matang dan percaya diri, rapat akan berjalan lancar tanpa kendala.

Berbicara mengenai pencatatan hasil rapat, kini Anda tidak perlu lagi repot menunjuk notulen secara manual karena ada teknologi canggih dengan kolaborasi AI yang bisa digunakan. Teknologi tersebut adalah AI Notulensi yang mampu mencatat, meringkas poin-poin yang telah didiskusikan.Tertarik ingin mencobanya? Silahkan klik disini.