Menerapkan etika bertelepon dengan klien bisnis sangatlah penting. Terlebih lagi untuk karyawan yang bertanggung jawab sebagai Customer Service (CS), Call Center, atau sekretaris sebuah perusahaan. Etika bertelepon yang baik membuktikan profesionalitas dan kredibilitas sebuah perusahaan. Selain itu, dengan menerapkan etika bertelepon, klien akan merasa dihargai dan lebih nyaman. Hal ini menciptakan hubungan baik antara perusahaan dan klien, meningkatkan kepercayaan, dan membangun citra positif.
Meski terdengar sederhana, berbicara dengan klien lewat telepon memerlukan kehati-hatian dan etika yang tepat. Kesalahan kecil bisa berdampak besar pada citra profesional Anda dan perusahaan. Oleh karena itu, memahami etika bertelepon dengan klien menjadi sangat penting untuk menjaga hubungan bisnis tetap baik dan produktif. Berikut ini adalah 5 etika bertelepon dengan klien bisnis yang perlu Anda perhatikan agar tidak salah langkah!
1. Segera Angkat Telepon setelah Berdering Tiga Kali
Tips pertama, yaitu mengangkat telepon setelah bunyi dering sebanyak tiga kali adalah etika dasar dalam komunikasi bisnis yang menunjukan kesiapan dan profesionalisme. Respon cepat menandakan bahwa perusahaan menghargai waktu klien dan siap melayani dengan baik. Jika telepon dibiarkan terlalu lama, klien akan merasa diabaikan atau kurang penting. Sebaliknya, jika terlalu cepat mengangkat telepon akan membuat klien terkejut atau merasa tergesa-gesa.
Waktu dering tiga kali ini dianggap ideal karena memberikan cukup waktu bagi penerima telepon untuk bersiap. Dalam konteks bisnis, ketepatan waktu dalam merespons telepon dapat menciptakan kesan positif terhadap pelayanan yang diberikan. Ini juga membantu menciptakan suasana komunikasi yang lebih nyaman, dimana klien merasa dihargai dan dilayani dengan penuh perhatian.
2. Mulai dengan Salam yang Sopan
Tips kedua, saat menelpon atau menerima telepon dari klien, selalu mulai dengan salam yang sopan dan memperkenalkan diri. Sampaikan nama, jabatan, dan perusahaan Anda. Hal ini penting untuk menciptakan kesan pertama yang baik, menunjukkan profesionalisme, serta memudahkan klien mengetahui dengan siapa mereka berbicara.
Langkah awal yang dapat Anda lakukan, yaitu menyebutkan nama serta asal perusahaan. Kemudian, tanyakan bantuan setelah perkenalan tersebut. Ini akan menjadi awal percakapan yang positif untuk klien. Berikut contoh percakapan awalan, “Selamat Pagi, saya Ana dari PT Widya, bagaimana saya bisa membantu Anda hari ini?”
3. Tunjukkan Sikap Ramah dan Sabar
Tips ketiga, menunjukkan sikap ramah dan sabar saat bertelepon dengan klien. Nada suara yang ramah dapat menggantikan ekspresi wajah dalam percakapan tatap muka, dan meski klien tidak bisa melihat Anda, mereka bisa merasakan suasana yang Anda ciptakan melalui nada bicara. Sikap ramah menunjukkan bahwa Anda terbuka untuk mendengarkan dan siap membantu, sehingga klien merasa nyaman dan dihargai.
Kesabaran juga sangat penting, terutama ketika klien memiliki pertanyaan yang banyak, permintaan yang kompleks, atau bahkan keluhan. Terkadang, klien mungkin kesulitan menjelaskan masalah mereka, atau membutuhkan waktu lebih lama untuk menyampaikan maksudnya. Dalam situasi seperti ini, menjaga kesabaran adalah cara terbaik untuk menghindari frustasi di kedua pihak. Dengan memberikan ruang bagi klien untuk berbicara dan menjelaskan, Anda menunjukkan bahwa mereka penting dan pendapat mereka dihargai.
Baca juga: 5 Skill yang Harus Dimiliki Sekretaris
4. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Profesional
Tips keempat, menggunakan bahasa yang jelas dan profesional saat bertelepon dengan klien. Penting untuk memastikan bahwa pesan yang Anda sampaikan dapat dipahami dengan baik dan mencerminkan citra profesional perusahaan. Bahasa yang jelas membantu menghindari kesalahpahaman, sementara bahasa yang profesional memperkuat kepercayaan klien terhadap kompetensi Anda dan perusahaan.
5. Dengarkan dengan Seksama dan Catat Poin Penting
Terakhir, mendengarkan dengan seksama dan mencatat poin penting adalah salah satu aspek paling penting dalam komunikasi bisnis, terutama ketika bertelepon dengan klien. Kemampuan untuk mendengarkan dengan baik menunjukkan bahwa Anda menghargai apa yang disampaikan klien, dan membantu memastikan bahwa Anda memahami setiap detail yang dibahas. Hal ini juga mengurangi risiko miskomunikasi, sehingga memperkuat hubungan profesional.
Mencatat poin-poin penting selama percakapan membantu Anda menjaga informasi yang akurat dan dapat diandalkan. Ini juga memudahkan Anda untuk menindaklanjuti kebutuhan klien setelah percakapan selesai. . Dengan mencatat, Anda dapat merujuk kembali pada informasi tersebut kapan saja, menghindari kesalahan, dan memastikan bahwa semua aspek yang dibahas akan ditindaklanjuti sesuai dengan harapan klien.
Penutup
Dalam menjalankan komunikasi bisnis, etika bertelepon yang baik sangat penting untuk menjaga profesionalitas dan membangun hubungan positif dengan klien. Dengan memahami dan menerapkan lima etika bertelepon yang telah dibahas, Anda tidak hanya menciptakan kesan yang baik, tetapi juga membantu menciptakan percakapan yang efektif dan efisien. Setiap interaksi melalui telepon bisa menjadi kunci keberhasilan dalam membina hubungan jangka panjang dengan klien.
Selain itu, kini ada teknologi untuk memastikan semua poin penting selama percakapan atau rapat Anda tidak terlewat, gunakan Widya AI Notulensi. Alat ini dapat membantu mencatat seluruh percakapan secara otomatis dan akurat, sehingga Anda bisa fokus pada diskusi tanpa khawatir kehilangan informasi penting. Mulai tingkatkan produktivitas dan profesionalisme Anda dengan solusi cerdas dari Widya AI Notulensi!