Meeting adalah pertemuan formal atau informal antara dua orang atau lebih dengan tujuan untuk mendiskusikan, memutuskan, atau menyelesaikan suatu topik, masalah, atau rencana tertentu. Dalam konteks profesional, meeting sering kali digunakan sebagai alat komunikasi utama untuk berbagi informasi, membuat keputusan, atau menyelesaikan konflik.
Sejak pandemi COVID-19, kebiasaan kita dalam melakukan meeting telah berkembang dan mengalami perubahan. Kini, meeting seringkali dilakukan secara online melalui aplikasi video conference atau bahkan hybrid.
Namun, tidak dapat dipungkiri bahwa efektivitas meeting sering menjadi permasalahan utama perusahaan. Kurangnya produktivitas atau efisiensi rapat akan mengurangi efektivitas keberlanjutan tindakan.
Apa saja aturan tidak tertulis yang wajib menjadi perhatian perusahaan?
1. Tujuan Meeting yang Spesifik
Tujuan rapat adalah fondasi keberhasilan. Tanpa tujuan yang jelas, rapat hanya akan menjadi pemborosan waktu dan energi saja. Tanpa kita sadari, tujuan rapat yang tidak jelas akan membuat diskusi tidak berfokus pada kebutuhan utama, namun melebar dan mengurangi produktivitas. Bahkan, menurut Harvard Business Review, sebanyak 71% dari peserta merasa bahwa rapat tanpa agenda yang jelas itu sangat tidak efektif.
Agar kamu tidak kehilangan fokus dan energi secara percuma, ada beberapa tips dan cara menerapkannya, yaitu:
- Tentukan tujuan spesifik sebelum rapat
- Cantumkan tujuan tersebut dalam undangan rapat
- Pastikan semua peserta memahami apa yang ingin dicapai
2. Membatasi Durasi Meeting
Durasi rapat tentu menentukan efektivitas dalam pengambilan keputusan atau penindaklanjutan. Namun, durasi rapat yang terlalu lama sering membuat peserta kehilangan minat dan fokus. Ini berkaitan dengan poin pertama, tujuan yang tidak jelas akan membuat rapat jadi bertele-tele.
Riset Atlassian menunjukkan bahwa rapat dengan durasi 15-30 menit cenderung lebih efektif dan terfokus. Melihat pain point tersebut, apa yang harus dilakukan untuk mengurangi risiko burn out karena durasi meeting?
- Terapkan teknik time-boxing, di mana setiap agenda memiliki alokasi waktu tertentu.
- Hindari diskusi yang terlalu panjang dengan memfokuskan pada topik utama.
- Gunakan timer untuk menjaga durasi rapat tetap terkendali.
3. Memilih Peserta yang Tepat
Jumlah peserta sangat memengaruhi kualitas rapat. Jeff Bezos, pendiri Amazon, memiliki aturan “dua pizza” yang berarti jumlah peserta rapat seharusnya cukup diberi makan oleh dua pizza. Biasanya, ini berarti 5–8 orang.
Mengapa Penting?
Semakin banyak peserta, semakin besar risiko pembahasan melebar.
Cara Menerapkannya:
- Undang hanya orang-orang yang relevan dengan topik diskusi.
- Tetapkan peran peserta, seperti moderator, pencatat, atau pengambil keputusan.
Dengan jumlah peserta yang tepat, rapat akan lebih terfokus dan menghasilkan keputusan yang lebih baik.
4. Persiapan Sebelum Rapat
Persiapan, tentu adalah kunci keberhasilan rapat. Tetapi, dilansir dari Doodle, sebesar 64% peserta rapat merasa tidak memiliki informasi awal yang cukup. Ini menyebabkan rapat tidak berjalan dengan produktivitas yang baik.
Langkah-Langkah Persiapan:
- Kirim agenda rapat setidaknya 24 jam sebelumnya.
- Sertakan dokumen pendukung, seperti laporan atau data statistik, agar peserta dapat membaca sebelum rapat.
- Tetapkan pemimpin diskusi untuk memastikan semua topik dibahas.
Persiapan yang baik akan meningkatkan kualitas diskusi dan mengurangi waktu yang terbuang untuk hal-hal yang tidak relevan.
5. Memanfaatkan Teknologi dengan Efektif
Teknologi dapat menjadi pendukung atau penghambat rapat, tergantung pada bagaimana penggunaannya. Gartner melaporkan bahwa 45% peserta rapat virtual mengalami masalah teknis yang memengaruhi produktivitas.
Tips untuk Rapat Online:
- Gunakan perangkat lunak yang mudah digunakan, seperti Zoom, Microsoft Teams, atau Google Meet.
- Lakukan uji coba sebelum rapat untuk memastikan tidak ada masalah teknis.
- Siapkan opsi cadangan, seperti nomor telepon untuk konferensi suara, jika koneksi internet bermasalah.
Dengan teknologi yang tepat, rapat akan berjalan lebih lancar, terutama untuk tim yang bekerja secara remote.
6. Menerapkan Tindak Lanjut yang Jelas
Sebuah rapat yang hebat tidak berakhir saat diskusi selesai. Tindak lanjut adalah bagian penting dari rapat yang produktif.
Fakta:
Penelitian dari Bain & Company menunjukkan bahwa 50% keputusan yang dibuat dalam rapat tidak diimplementasikan karena kurangnya tindak lanjut.
Cara Efektif untuk Tindak Lanjut:
- Kirim catatan rapat (meeting notes) segera setelah rapat selesai.
- Buat daftar tugas dan tetapkan tanggung jawab kepada masing-masing peserta.
- Tetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas.
Tindak lanjut yang jelas memastikan bahwa semua keputusan dan rencana yang dibuat selama rapat benar-benar dilaksanakan.
7. Mendorong Partisipasi Aktif
Rapat yang efektif melibatkan kontribusi dari semua peserta. Studi dari MIT Sloan Management Review menunjukkan bahwa 91% peserta lebih puas saat mereka memiliki kesempatan untuk berkontribusi.
Cara Meningkatkan Partisipasi:
- Tetapkan moderator untuk mengatur jalannya diskusi.
- Gunakan teknik seperti “round-robin,” di mana setiap peserta diberi kesempatan berbicara.
- Hindari dominasi oleh satu atau dua orang dalam diskusi.
Dengan partisipasi aktif, rapat akan lebih dinamis dan menghasilkan ide-ide yang beragam.
8. Gunakan Tools untuk Memaksimalkan Meeting
Saat ini, teknologi telah mengubah banyak kebiasaan manusia dalam beraktivitas. Dalam konteks ini, teknologi telah banyak membantu manusia untuk mempermudah pekerjaannya. Sebuah perusahaan yang memiliki intensitas meeting yang tinggi dan serba cepat, tentu membutuhkan Minute of Meeting (MoM) juga. Tetapi, bagaimana untuk memaksimalkan Minute of Meeting (MoM) yang tepat?
Kamu bisa mulai coba AI Notulensi, sebuah teknologi AI yang dikembangkan oleh Widya Wicara. AI Notulensi dapat membantu kamu menulis notulensi rapat tanpa harus ribet melakukan 2 tugas sekaligus: memperhatikan dan mencatat rapat. Terlebih lagi, kamu dapat berfokus pada materi meeting.
Siapkah kamu jadi lebih produktif? Coba AI Notulensi sekarang di sini!