Dalam dunia kerja, rapat menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas sehari-hari, baik untuk perencanaan strategis, diskusi, maupun evaluasi kerja.
Namun, seringkali hasil rapat tidak terdokumentasi dengan baik, sehingga menimbulkan kesalahpahaman.
Disini pentingnya MoM (Minutes of Meeting) sebagai dokumen resmi yang berisi ringkasan jalannya rapat.
Artikel ini akan mengupas tuntas tentang apa itu MoM, apa perbedaanya dengan notulen, langkah membuatnya, dan contoh MoM itu seperti apa.
Apa Itu MoM (Minutes of Meeting)?
Minutes of Meeting atau yang biasa disingkat MoM adalah catatan tertulis yang merangkum jalannya rapat termasuk topik yang dibahas, keputusan yang diambil, dan tindakan yang harus dilakukan.
Biasanya MoM dibuat oleh notulis atau sekretaris dan didistribusikan kepada semua peserta.
Apa Perbedaannya dengan Notulen?
Lalu apa perbedaan MoM dengan notulen? Meski sering dianggap sama, MoM dan notulen memiliki perbedaan dasar dalam fungsinya.
Notulen dibuat secara rinci, untuk mencatat seluruh jalannya rapat. Format notulen cenderung lebih formal, detail, dan sering digunakan dalam rapat organisasi resmi atau pemerintahan.
Sementara itu, MoM fokus pada hasil rapat, seperti poin-poin diskusi, keputusan, dan tindakan lanjutan.
Umumnya, MoM ditulis dengan gaya yang lebih praktis, sehingga cocok untuk perusahaan modern yang mengutamakan efisiensi.
Singkatnya, notulen memberikan perjalanan rapat secara lengkap, dan format yang formal. Sedangkan MoM adalah ringkasan yang terstruktur langsung pada intinya.
Panduan Membuat MoM (Minutes of Meeting)
Untuk membuat Minutes of Meeting, Anda perlu mengikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Persiapan Sebelum Rapat
Langkah pertama adalah mempersiapkan diri sebelum rapat dimulai. Persiapkan alat yang digunakan, seperti laptop, tab, pulpen, dan kertas.
Selain itu, pastikan memahami agenda rapat dengan baik agar fokus pada topik yang relevan saat mencatat.
Jangan lupa menyiapkan template Minutes of Meeting (MoM) yang sudah dirancang dengan struktur lengkap, mencakup elemen, seperti tanggal, waktu, peserta, agenda, poin diskusi, keputusan, dan tindakan lanjutan.
2. Catat Selama Rapat Berlangsung
Ketika rapat dimulai, fokuslah pada inti pembahasan. Hindari mencatat detail-detail yang tidak relevan. Catatan Anda harus mencakup hal-hal berikut:
- Ringkasan diskusi yang berisi apa saja yang disampaikan oleh setiap peserta dalam agenda rapat.
- Keputusan yang diambil dalam rapat.
- Tindakan lanjutan yang berisi tugas-tugas yang harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan deadline.
3. Pendistribusian MoM
Setelah MoM berhasil disusun, langkah terakhir adalah mendistribusikan MoM kepada seluruh rapat dan pihak terkait.
Umumnya MoM didistribusikan dalam kurun waktu 24 jam setelah rapat selesai. Hal ini menjaga agar informasi tetap terkini sehingga peserta bisa segera melanjutkan tugasnya.
Jika MoM berupa file, pastikan memiliki format yang kompatibel dan mudah dibuka, misalnya PDF.
Contoh MoM (Minutes of Meeting)
Berikut ini contoh MoM yang bisa Anda gunakan sebagai referensi untuk mencatat jalannya rapat.
Format ini dirancang agar mudah dipahami dan tetap disesuaikan dengan kebutuhan yang ada.
Baca juga: 20+ Istilah-Istilah dalam Rapat Kerja, Fresh Graduate Wajib Tahu!
Penutup
Demikian penjelasan mengenai istilah MoM dan langkah-langkah pembuatannya.
Namun, tahukah Anda bahwa ada cara yang lebih praktis untuk membuat ringkasan rapat?
Salah satu solusinya adalah AI Notulensi dari Widya Wicara.
Dengan teknologi canggih, AI ini dapat meringkas rapat secara otomatis dan menyajikan hasil yang lengkap dengan poin-poin pentingnya.
Tentunya, ini akan sangat mempermudah pekerjaan Anda dan menghemat waktu. Tunggu apalagi? Coba Sekarang!