Berikut ini 20+ istilah-istilah dalam rapat kerja yang Fresh Graduate wajib tahu!
Rapat kerja adalah momen penting dalam dunia profesional untuk membahas strategi, evaluasi, atau pengambilan keputusan.
Maka dari itu, penting untuk memahami istilah-istilah yang sering digunakan dalam rapat agar tidak salah paham dan bisa berkontribusi aktif.
Istilah dalam Rapat Kerja
1. Brainstorming
Meeting bukan hanya sekedar untuk datang kemudian duduk mendengarkan penjelasan pimpinan. Terkadang meeting digunakan sebagai proses menghasilkan ide-ide baru dalam suasana bebas untuk mencari solusi atau inovasi dalam proyek. Inilah yang dinamakan brainstorming.
2. Parking Lot
Tanpa kita sadari, terkadang saat meeting muncul pembahasan ide topik yang tidak terkait langsung dengan agenda rapat. Parking lot digunakan untuk membahas topik di luar sesi utama atau di waktu yang akan datang untuk menjaga fokus selama rapat.
3.Lunch Meeting
Mungkin rapat di kantor seringkali terasa membosankan. Istilah lunch meeting digunakan untuk mengadakan pertemuan informal yang dilakukan saat makan siang. Biasanya ini digunakan untuk mendiskusikan topik ringan atau menjalin hubungan kerja.
4. Notulensi
Saat meeting berlangsung, kerap kali terdapat orang yang bertugas untuk mencatat pembahasan rapat. Orang yang mencatat rapat disebut dengan notulensi, sedangkan notulen adalah catatan resmi yang berisi ringkasan pembahasan dan keputusan dalam rapat.
Baca juga: Contoh Template Notulensi Rapat Lengkap dengan Format dan Cara Membuatnya
5. Interupsi
Terkadang dalam rapat pasti Anda ingin menyampaikan atau berpendapat suatu hal saat seseorang sedang berbicara. Maka istilah interupsi digunakan untuk menyela pembicaraan untuk memberikan masukan. Caranya dengan mengangkat tangan dan sampaikan dengan sopan.
6. Deadlock
Deadlock adalah kondisi ketika diskusi rapat mengalami kebuntuan tanpa keputusan yang bisa diambil. BIasanya ini terjadi karena perbedaan pendapat yang tajam. Singkatnya, deadlock adalah kondisi di mana rapat tidak menghasilkan suara atau tidak menghasilkan kesepakatan.
7. Offsite Meeting
Istilah ini digunakan untuk bonding antara perusahaan dan karyawannya. Offsite Meeting dilakukan di luar lingkungan kantor, seperti luar kota bahkan luar negeri. Biasanya digunakan untuk sesi brainstorming atau pelatihan tim.
8. WOW (Ways of Working)
Istilah ini merujuk pada kesepakatan tim mengenai cara kerja, termasuk komunikasi, pembagian tugas dan pelaporan. WOW membantu menciptakan alur kerja yang efisien dan transparan.
9. TBD (To Be Discussed)
TBD (To Be Discussed) adalah istilah untuk menandai topik atau keputusan yang belum final dan perlu didiskusikan lebih lanjut. Istilah ini digunakan untuk menunjukan poin yang membutuhkan perhatian khusus yang akan dibahas secara mendalam di waktu yang ditentukan.
10. MoM (Minutes of Meeting)
Sama halnya dengan notulensi, MoM adalah catatan resmi berisi hasil rapat, seperti poin-poin penting, keputusan, dan tindakan yang perlu diambil.
Namun, MoM memiliki format yang terstandarisasi dibandingkan dengan notulensi yang cenderung lebih informal.
11. MOSI (Motion of Special Interest)
Istilah MOSI merupakan bentuk pengakuan atas hasil diskusi yang telah disepakati bersama. Seperti yang kita tahu, tujuan utama rapat adalah mencapai kesepakatan bersama dalam menyelesaikan suatu topik atau permasalahan.
Ketika hal tersebut tercapai, kata MOSI merujuk pada pernyataan resmi yang mencerminkan pendapat dan keputusan bersama.
12. Closure
Closure adalah tahap penutupan rapat di mana keputusan telah dirangkum dan langkah tindak lanjut telah ditentukan. Tahap ini digunakan untuk memastikan semua peserta memahami hasil diskusi. Tahap ini juga mencakup evaluasi singkat tentang rapat.
13. Briefing
Kita sering mendengar istilah ini dalam dunia kerja, briefing adalah sesi singkat untuk memberikan informasi atau arahan kepada tim sebelum tugas atau proyek dimulai. Briefing digunakan untuk membantu memahami tujuan dan peran masing-masing.
14. PIC (Person in Change)
PIC merupakan orang yang bertanggung jawab atas tugas atau proyek tertentu yang disepakati dalam rapat. Orang yang ditunjuk menjadi PIC harus memastikan semua tugas berjalan sesuai rencana.
15. SOP (Standard Operating Procedure)
SOP adalah dokumen panduan tentang langkah-langkah standar dalam melakukan tugas atau aktivitas. Dokumen ini dibuat untuk ditaati oleh karyawan dan akan memudahkan dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya.
16. Follow Up
Jika seseorang meminta untuk follow up, berarti Anda harus melakukan tindakan lanjutan demi mencapai sebuah kesimpulan atau jawaban yang dibutuhkan. Follow up melibatkan komunikasi dan pengecekan progress dengan tim terkait.
17. Quorum
Quorum adalah jumlah minimum peserta yang harus hadir agar rapat dianggap sah untuk mengambil keputusan. Tanpa adanya batas peserta, keputusan tidak dapat dianggap valid. Biasanya istilah ini digunakan untuk organisasi atau instansi.
18. Consensus
Consensus berasal dari bahasa inggris yang berarti “kesepakatan bersama”, artinya consensus adalah dasar keputusan final untuk memastikan dukungan semua pihak. Proses ini mengutamakan kepentingan bersama.
19. Action Plan
Action plan adalah rencana detail yang mencakup langkah-langkah dan jadwal untuk mencapai tujuan rapat. Istilah ini digunakan untuk membantu memastikan tindak lanjut berjalan terarah. Setiap poin dalam action plan memuat PIC dan deadline.
20. Stand-Up Meeting
Stand up meeting adalah rapat singkat dengan durasi 10-15 menit di mana peserta berdiri untuk berbagi informasi dan membahas tantangan yang dihadapi. Stand-Up meeting biasanya dikenal dengan sebutan daily scrum meeting.
Penutup
Itu dia 20+ istilah-istilah dalam rapat kerja yang perlu fresh graduate ketahui. Dengan memahami istilah ini, Anda bisa lebih percaya diri saat menghadiri rapat kerja.
Jangan ragu untuk terus belajar dan beradaptasi dalam dunia profesional. Ikuti terus artikel seputar dunia kerja di Blog Widya Wicara.
Selain itu, kami juga menawarkan AI Notulensi untuk mencatat poin-poin penting secara otomatis saat rapat. Tertarik mencobanya? Kunjungi Widya AI Notulensi.
