Sekilas, sekretaris dan personal assistant adalah pekerjaan yang mirip. Namun, faktanya masing-masing pekerjaan ini memiliki tanggung jawab yang berbeda. Artikel ini akan membahas mengenai perbedaan apa saja antara sekretaris dan personal assistant, serta bagaimana keduanya berkontribusi dalam dunia profesional.
Mengenal Pekerjaan Sekretaris dan Personal Assistant
Sekretaris adalah seseorang yang bekerja untuk menangani proses administrasi, menyimpan catatan, mengatur pertemuan dengan orang lain, atau hal-hal lain yang dibutuhkan oleh atasannya. Sekretaris umumnya bekerja di lingkungan kantor dan terstruktur, seringkali dibawah pengawasan oleh atasan atau manajer.
Sementara itu, Personal Assistant (PA) adalah seseorang memberikan dukungan administratif, kesekretariatan, dan hal-hal pribadi atasannya. Seringkali profesi ini juga bertanggung jawab untuk urusan pengelolaan rumah tangga, pembayaran tagihan, dan pemeliharaan rumah. Personal Assistant umumnya bekerja dengan individu pemilik bisnis, figur publik atau direktur.
Perbedaan Sekretaris dan Personal Assistant
Bagi fresh graduate yang ingin menekuni pekerjaan ini, berikut perbedaan antara sekretaris dan personal assistant:
1. Tanggung Jawab
Perbedaan pertama terletak pada tanggung jawabnya. Sekretaris lebih fokus pada tugas administrasi dan operasional yang mendukung kegiatan seluruh perusahaan atau departemen. Tanggung jawab profesi ini seputar mengelola jadwal harian, pengadministrasian, menyusun laporan, mengelola rapat.
Sementara itu, personal assistant fokus pada seorang eksekutif senior atau individu. PA memiliki tanggung jawab mengelola jadwal harian, merencanakan perjalanan, dan menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan atasan.
2. Keterampilan
Segi keterampilan, sekretaris dituntut untuk multitasking, kemampuan komunikasi yang baik, ketelitian, dan manajemen waktu yang kuat. Sekretaris harus mahir untuk menggunakan tools untuk menunjang pekerjaan perkantoran.
Sedangkan personal assistant harus memiliki kemampuan interpersonal yang baik untuk berinteraksi dengan klien atau rekan bisnis saat bepergian dengan atasan. Selain itu, PA dituntut untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan prioritas atau situasi yang penting.
3. Lingkungan Kerja
Dari segi lingkungan kerja, sekretaris umumnya bekerja di lingkungan kantor yang terstruktur di bawah pimpinan tim atau supervisi. Pekerjaan satu ini lebih sering berinteraksi dengan tim, klien, dan pekerjaan mereka bersifat kolaboratif.
Sedangkan, personal assistant bekerja lebih dekat dengan eksekutif mereka dalam situasi yang fleksibel. Lingkungan kerja bersifat dinamis dengan tuntutan yang berubah-ubah sesuai kebutuhan atasan.
4. Kualifikasi Pendidikan
Dari kualifikasi pendidikan, seorang sekretaris umumnya dipilih dari pendidikan yang relevan, seperti ilmu administrasi, administrasi bisnis, administrasi perkantoran. Ditambah lagi dengan pengalaman kerja sebagai front office atau staf admin. Sehingga untuk bekerja sebagai sekretaris, latar belakang dan pendidikan sangat berpengaruh.
Sementara itu, personal assistant tidak membutuhkan latar belakang atau pendidikan tertentu. Anda hanya perlu menguasai skil organisasi, manajemen waktu, komunikasi dan tools untuk membantu pekerjaan atasan.
Baca juga: Catat! Ini Panduan Penting Memulai Jadi Sekretaris
Penutup
Itu dia pembahasan mengenai perbedaan antara sekretaris dan personal assistant. Meskipun sama-sama menjadi tangan kanan atasan, namun kedua profesi ini memiliki perbedaan yang signifikan. Berbicara tentang tools untuk mempermudah pekerjaan Anda, salah satunya adalah Widya Notulensi. Tools ini membantu Anda untuk mencatat rapat secara otomatis. Hal ini tentu membantu pekerjaanmu sebagai sekretari maupun personal assistant. Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi Widya AI notulensi sekarang!